解放军文职招聘考试公文处理与办公自动化-解放军文职人员招聘-军队文职考试-红师教育
发布时间：2017-08-22 21:33:44办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称OfficeAutomation，缩写为OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。技术设备，计算机是另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。显然办公自动化这一人机系统人机缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。
解放军文职招聘考试办公用品管理办法-解放军文职人员招聘-军队文职考试-红师教育
发布时间：2017-09-25 22:34:291．目的：提高办公人员的工作效率，减少办公室的经费开支，增加经济效益。2．职责/权限：物业部：负责办公用品的统一申购、汇总、保管、分发、报损、盘点等管理。行政人事部：权限内办公用品申购的批准。部门负责人：部门办公用品的申请的审核，指导部门员工避免浪费，节约资源。3．规定内容：3.1 为了统一所有办公用品的上下限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由物业部统一负责。3.2 申购手续：3.6.1 公司统一于每月25日由各部门统一汇总申购下个月部门/个人需使用办公用品。3.6.2 如平时耗量过大，每周一可补申购一次，其余时间一概不予办理。3.6.3 各部门须根据各办公用品库存情况以及消耗水平，结合日常需求量，确定最终申购量。3.6.4 各部门根据最终申购量填写《物品申购表》，须清楚写明品名、规格、单价、数量、金额、用途及需用日期等。3.6.5 报经相关权限人审批。获批后的《物品申购表》交行政人事部办公用品管理人员分类汇总采购。3.3 采购：3.6.1 行政人事部严格追踪到货时间。3.6.2 行政人事部对到货用品必须认真核对品名、规格、数量与质量，确保无误。3.6.3 行政人事部在对方送货单上签名后交财务部核签，并登记到货日期、数量等。3.6.4 行政人事部协助供应商持签收的送货单，凭发票到公司财务部结算货款。如手续不符，财务部应不予结款。3.4 用品分发：3.6.1 办公用品不得重复领取，物业部统一建立《办公用品部门领用登记表》和《办公用品个人领用登记表》。3.6.2 部门/个人领用物品均须登录领用登记表。部门用品需由部门负责人签收，个人用品由本人签收。3.6.3 重复领用物品（包括有残余部分的一次性损耗品如双面胶）必须以旧换新。3.6.4 负责办公用品发放的部门负责人员应每次认真填写《办公用品申购受理与发放登记表》详细记录，作为发放与盘点依据。3.5 库存用品保管：3.6.1 所有入库的办公用品，都必须一一填写台账，做好进出控管记录，建立基本库存标准。3.6.2 办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况，单品小于基本库存时须进行申购。3.6.3 库存品切实履行先进先出原则。3.6.4 经常整理与清扫用品仓库，必要时要实行防虫防鼠等保全措施。3.6 办公用品盘存：3.6.1 办公用品每月25日盘点库存。盘点工作由行政人事部负责。3.6.2 盘点工作务必做到账物一致，如果不一致必须查出原因，然后调整账目，使两者一致。物品遗失由负责办公用品管理人员照价赔偿。3．7 价值在100元以上的办公用品发生故障，须报行政人事部联系进行维修。3．8 离职回收：3.8.1 员工调职/离职时需按《办公用品个人领用登记表》记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按原价赔偿，未交回物品按原价赔偿。3.8.2 部门负责人调职/离职时需按照《办公用品部门领用登记表》、《办公用品个人领用登记表》记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按原价的扣款，未交回物品按原价扣款。
解放军文职招聘考试办公区域管理规定-解放军文职人员招聘-军队文职考试-红师教育
发布时间：2017-09-25 22:30:381．目的：规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。2．职责/权限：行政人事部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。3．工作要求：办公室职员工作纪律：1. 办公室人员须保持仪容仪表整洁，一律按规定穿工衣（周六除外）。2. 文明礼貌待人，严禁大声喧哗。3. 室温25℃以上方可以开启空调，温度调节不得低于18℃（含）以下。4. 保持个人办公台面整洁。5. 做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。6. 原则上办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。7. 非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与洽谈室。8. 在使用公共场所（会议室、洽淡室、阅览室、培训室等）完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。9. 除工作需要外，办公室人员不准利用公司电脑上网。10. 接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不允许在办公室接打私人电话。11. 上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在洽谈室或会议室内进行。12. 公司内部集会与会议，除特殊情况（需提前向会议主持人请假）外，皆须准时参加。13. 前台（前台文员/前台保安员）要负责整个前台区、入门大厅的管理。前台禁止无关人员闲坐。14. 下午17：30 18：00，部门须将当晚加班名单提交行政人事部，行政人事部核准后交前台保安。15. 下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。16. 上班时间，公司内部通用性语言为普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。办公室职员着装要求：1. 为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装（周一至五着工装）。2. 办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。3. 头发梳理须整齐。男职员头发不过耳，不得留长胡须，保持面部清洁；女职员上班提倡化淡妆。4. 各部门负责人应认真配合，督促属下职员共同遵照执行。4．具体日常工作管理：复印管理――1. 有复印机部门安排专人负责复印机的维护与保养，任何人必须听从安排，不得有故意损坏机器的行为。2. 复印机发生故障应立即关机，行政人事部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印机完全修好后方可作业。3. 行政人事部人员应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。4. 节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。5. 各部门复印用纸由行政人事部统一申购，复印时行政人事部要监督复印人员节约。6. 非公司人员严禁私自使用本公司复印机，禁止帮非公司人员复印文件资料。7. 行政人事部人员上下班时应检查复印机的开关情况。电话管理――1. 公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。2. 正常工作联络应长话短说，提高效率。通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况不超过5分钟。3. 公司对长途电话进行严格控管，一般分机电话只可拔打市话。4. 电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。5. 接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。管理人员手机使用管理――1. 对于公司已给予电话费补助的管理人员（包括特殊职位人员），其手机必须24小时开机。2. 管理人员休假时，其手机也必须正常开机；跨区域无网络的，须公布备用号码。3. 管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知行政人事部更新后公布。4. 管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时缴费或充值。5. 行政人事部须不定时抽查开机情况，严禁出现停机或关机情况。6. 一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，酌情取消相关管理人员该月话费补助。7. 参加会议或培训时，手机一律关机或调为振动，中途需要接打电话须向会议主持或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。8. 手机补助话费按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作性质的变动而调整。办公室职员接待访客技能与礼仪――1. 前台负责回答访客的询问，了解来访目的，协助作好访客登记，通知相关部门人员到前台接待。2. 部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由行政人事部负责跟进。3. 访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。4. 访客接待基本礼仪：4.1客人来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声 您好 ，当对方递过名片来时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。4.2引导访客到上司办公室或会客室时，在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。4.3在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作，让访客明白所往去处。4.4在到达目的地前，要指明 就在这里 ，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座；如果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。4.5进入室内后，应请客人坐上位（离入口较远处），并说 请坐，稍候 。退出会客室时，应以正面倒走方式退出，并关上门，挂上 访客中 字样的牌。4.6面谈时，应当在适当的时候端饮料（茶、咖啡、奶茶），饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上，并做出请用的手式。面谈时间过长，应当在适当时间入内添加茶水；面谈结束后，应将访客的物品交给对方，若发现访客离开后有遗忘之物，应马上上报处理。4.7办公室人员在访客走后，要对会客室进行整理，处理善后事务。为了避免新访客到来久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间，应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂，应马上清除。总之，无论在何时，或处于何种状态，办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。
