解放军文职招聘考试卷内文件或归档文件编目-解放军文职人员招聘-军队文职考试-红师教育
发布时间：2017-09-01 21:03:52卷内文件或归档文件编目。编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录，编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 （长297mm宽220mm），我县统一印制成红色。各单位应在县档案局统一购置，不能用白纸印。填写归档文件目录项目时．应使用耐久的书写材料进行填写，且字迹必须工整，美观。永久、30年保管的档案要求用计算机打印目录，目录要求一式五份。一份随同档案装入档案盒，另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册，以便查找和向档案馆移交之用。卷内文件目录放在卷首，归档文件目录放置在归档文件的最前面。填写卷内文件目录或归档文件目录要求如下：1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别：（1）卷内文件目录第一栏是顺序号，归档文件目录第一栏是件号。顺序号是卷内文书材料依其排列先后填写的序号， 按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。顺序号应用阿拉伯数字从 1 起依次标注案卷内文件材料件数的顺序，第二卷数字不能相连；件号，即文件的排列顺序号，填写室编件号。原则上一份文件编一个件号，登录时占据一个栏目。批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，应看作是一份文件的两个部分，只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以另外占行书写。同一份文件的不同稿本，只编一个件号；重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号，但可以分别占一行登录。件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从 1 开始逐件流水编制，同一年度内盒与盒之间的文件件号必须相连。（2） 卷内文件目录第六栏是页号，归档文件目录第六栏是页数页号，即填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号，止号要与文件最后页的页码相符。每卷都从 1 开始按卷内文件排列顺序依次编写。页数，即填写一件文件的总页数，用于统计和核对。每件按件内纸张排列顺序从 1 开始编写。2)责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。（1）责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，如 邵东县档案局 ，不能使用 本局 等含义不明，难于判断的简称。（2）联合发文填主办者和 我 （我指立档单位名称）。如有多个责任者，可写前三个，后加 等 字。（3）对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须用 （ ） 标出领导职务；（4）未署责任者的文件，编目时应考证清楚一并填写；（5）另外注意，文件制发者是原作者，而不是编印者或翻印者；（6）花名册、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等的责任者一律为文件中印章所指的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准；3)文号：填写文件制发机关的发文字号。（1）文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成，填写文号要照实抄录，不能随意删减、省略、落字。如有明显错字，注意改正，可用三排编写。（2） 文号中的年度要用[ ]括起，如 邵档发[2008]10号 。 （3）少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况，注意有则有，无则无。（4）文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次，诸如 会议文件之一 或 某刊第几期 等。4)题名：即文件标题。填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。目录中的文件题名要写全，不能随意删减、省略，要做到一字不落。明显的错字，注意改正。目录题名中如漏了《 》和 的，要增补。目录题名中的单位名称不能省略，必须以公章为准，做到一字不落。
在2018中央一号文件中积累军队文职人员招聘公共基础写作文章写作素材
中央一号文件原指中共中央每年发的第一份文件。1949年10月1日，中华人民共和国中央人民政府开始发布《第一号文件》。现在已成为中共中央重视农村问题的专有名词。中共中央在1982年至1986年连续五年发布以农业、农村和农民为主题的中央一号文件，对农村改革和农业发展作出具体部署。2004年至2018年又连续十五年发布以三农(农业、农村、农民)为主题的中央一号文件，强调了三农问题在中国的社会主义现代化时期重中之重的地位。2018年2月4日，中共中央、国务院发布《关于实施乡村振兴战略的意见》，这是新世纪以来，党中央连续发布的第十五个指导三农工作的一号文件。今年的一号文件也是将十九大报告中关于三农问题的总要求作了详实的落实，其中有很多素材能够为学员所用，可将其规范表述用于作文的写作中，以满足作文深刻性的要求。一、管全面、管长远(一)管全面2017年10月18日召开的十九大提出了产业兴旺、生态宜居、乡风文明、治理有效、生活富裕的总要求，对经济、政治、文化、社会、生态和党建工作都作了全面的部署。今年的一号文件正是按照十九大的要求对经济建设中的农村经济发展明确了方向，即乡村振兴是基础，而且是全面振兴，这其中包括农村文化、治理、民生、生态在内的乡村发展水平的整体性提升。(二)管长远。乡村振兴既是一场攻坚战，更是一场持久战。作为一项长期任务，文件按照远粗近细的原则对乡村振兴的目标作了阶段性的拆解：第一阶段：到2020年，乡村振兴取得重要进展，制度框架和政策体系基本形成第二阶段：到2035年，乡村振兴取得决定性进展，农业农村现代化基本实现第三阶段：到2050年，乡村全面振兴，农业强、农村美、农民富全面实现。二、整体发展，不能顾此失彼产业兴旺、生态宜居、乡风文明、治理有效、生活富裕，是一个有机整体，缺一不可，发展时应注重整体性和协调性。中央一号文件据此提出了实施乡村振兴战略的总体思路和主要任务。乡村振兴，产业兴旺是重点。产业发展时激活乡村活力的重要基础，产业兴百业方能旺。因此要坚持质量兴农、绿色兴农，以农业供给侧结构性改革为主线，夯实农业生产能力基础，加快构建现代农业产业体系、生产体系、经营体系。要充分挖掘乡村多种功能和价值，鼓励在乡村地区兴办环境友好型企业，实现乡村经济多元化，使之成为乡村振兴的重要支撑力量。乡村振兴，生态宜居是关键。良好的生态环境是农村最大优势和宝贵财富。要加强农村突出环境问题综合治理，严守生态保护红线，增加农业生态产品供给，提高农业生态服务能力，推动乡村自然资本加快增值，让老百姓种下的常青树真正变成摇钱树，让更多的老百姓吃上生态饭。乡村振兴，乡风文明是保障。振兴乡村，必须坚持物质文明和精神文明一起抓，坚持既要富口袋，也要富脑袋，弘扬和践行社会主义核心价值观，加强农村思想道德建设，传承发展提升农村优秀传统文化，加强农村公共文化建设，开展移风易俗行动，培育文明乡风、良好家风、淳朴民风，提升农民精神风貌。乡村振兴，治理有效是基础。韩俊说，乡村治理是国家治理的基石。必须把夯实基层组织作为固本之策，建立健全党委领导、政府负责、社会协同、公众参与、法治保障的现代乡村社会治理体制，坚持自治、法治、德治相结合，以党的领导统揽全局，以法治定纷止争，以德治春风化雨，以自治消化矛盾，确保乡村社会充满活力、和谐有序。乡村振兴，生活富裕是根本。乡村振兴的出发点和落脚点，是为了让亿万农民生活得更美好。要千方百计拓宽农民增收渠道，鼓励农民勤劳守法致富，增加农村低收入者收入，扩大农村中等收入群体，保持农村居民收入增速快于城镇居民。要优先发展农村教育事业，促进农村劳动力转移就业，推动农村基础设施提档升级，加强农村社会保障体系建设，推动健康乡村建设，持续改善农村人居环境。从2004年至今，中央一号文件连续15年将三农问题作为主要议题，可见三农之于我国社会经济发展的重要位置，也希望通过中公教育分享，帮助学员们了解今年文件的重要动向，作为备考时素材的积累。
解放军文职招聘考试 档案工作实务考试大纲 第一章 文件管理 第一节 文件-解放军文职人员招聘-军队文职考试-红师教育
解放军文职招聘考试 档案工作实务考试大纲 第一章 文件管理 第一节 文件发布时间：2017-05-22 19:48:49档案工作实务考试大纲第一章 文件管理第一节 文件一、文件的概念与属性（一）文件的概念王健主编的《文书学》（21世纪档案学系列教材）中对文件定义作了如此表述：文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。从日常使用来看， 文件 一词通常与 文书 、 公文 混用。（二）公务文件的特点1．公文由法定作者制发2．公文具有法定的权威性和现行效用3．公文具有规范的体式和特定的处理程序二、文件的种类（一）通用公文通用公文一般是指党政机关的规范性文件。1、命令（令）2、公报、公告和通告3、决定和决议4、指示5、意见、条例和规定6、议案和报告7、请示和批复8、通知和通报9、会议纪要10、函（二）事务文件事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。1、计划2、总结3、简报4、工作要点5、汇报提纲第二节 文件的形成与处理一．文件的拟写（一）文件拟写的基础1．领会意图，明确目的2．调查研究，获取材料3．总体构思，拟写提纲4．起草初稿，认真修改（二）文件拟写的相关规范1．行文规范2．结构规范二、文书处理程序文书处理是指围绕文件的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作，包括收文处理、发文处理、文书管理三个环节。（一）收文处理1．签收2．登记3．审核4．分送5．传阅6．拟办7．批办8．承办9．催办10．注办11．归档（销毁）（二）发文处理1．拟稿2．核稿3．签发4．编号5．缮印6．校对7．用印8．登记9．分发第三节 文件整理与归档一、立卷（一）立卷基础1．立卷的概念和含义文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。2、立卷特征及其运用（二）立卷环节的选择1．部门立卷2．文件处理部门与机关档案室结合立卷（二）立卷的准备工作1．立卷工作会议2．立卷业务培训3．文件材料的收集和清理4．机关档案室在立卷工作中的作用（三）拟订（或修订）立卷类目1、立卷类目的概念2、立卷类目的拟制（修订）3、立卷类目的结构和内容（四）平时归卷1．平时归卷的概念2．平时归卷的目的3．平时归卷的主要措施（五）卷内文件的排列与编目1．排列卷内文件2．编页(件)号3．填写卷内文件目录4．填写卷内备考表5．拟写案卷题名6．填写案卷封面7．装订案卷（六）案卷的排列与编目1．排列案卷2．编制案卷号3．编制案卷目录二．组件（一）组件的意义1．有利于提高和控制档案的质量2．有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率3．便于深化档案信息资源的开发、利用和管理4．更适应现代化的计算机管理（二）组件的方法步骤1．装订2．分类3．排列4．编号5．编目6．装盒三、归档归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。（一）归档范围（二）归档时间（三）归档要求（四）归档工作内容和步骤第二章 档案管理第一节 档案收集一、档案收集的内容和要求档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。（一）档案收集的内容1．档案室接收本单位需要归档的文件材料。2．档案馆接收现行机关具有长远保存价值的档案。3．档案馆接收撤销机关的全部档案。4．档案馆征集散存在社会上的档案。5．档案馆与图书馆、博物馆、纪念馆等交换档案。（二）档案收集的要求1．科学组织。2．信息完整。3．结构优化。4．标准控制。二、档案室的收集（一）加强对归档制度的宣传（二）对文件形成的超前控制（三）对文件积累、归档的监督和指导（四）全面检查归档的质量（五）加强平时收集工作三、档案馆的收集（一）档案馆的收集范围1．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围2．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立前档案的范围3．中央和地方各级专门性国家档案馆接收档案的范围（二）接收要求和手续1.接收要求2. 交接文据（三）现行机关档案的接收1．接收期限2．接收方法（四）撤销机关档案的接收（五）重大活动档案的接收（六）社会散存档案的征集第二节 档案整理一、档案整理概述档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。（一）档案整理的类型1．系统排列和编目2．局部调整3．全过程整理（二）档案整理的内容和步骤1．区分全宗。2．全宗内档案的分类。3．立卷（组件）。4．案卷（件）的排列。5．档号的编制。6．案卷目录（归档文件目录）的编制。（三）档案整理的原则1．保持文件之间的历史联系2．充分利用原有的整理基础3．便于档案的保管和利用二、全宗（一）全宗的概念全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗的基本含义（二）立档单位及其构成条件（三）立档单位变化对全宗划分的影响1.政权更迭的全宗处理2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理3. 立档单位其他变化情况的全宗处理（四）全宗的补充形式1.联合全宗2. 汇集全宗3.档案汇集（五）判定档案所属全宗三、全宗内档案的分类（一）分类的基本要求全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。分类应遵循以下基本要求：1.客观性。2.逻辑性。3.可操作性。（二）分类方法档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称 分类标准 、 分类原则 或 分类特征 。1.年度分类法2.组织机构分类法3.问题分类法4.门类分类法5．职能分类法（三）分类方案的编制所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称 分类大纲 。1.机关全宗分类方案的编制2. 企业全宗分类方案的编制四、档号和目录的编制（一）档号编制原则档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：1.唯一性原则。2.合理性原则。3.稳定性原则。4.扩充性原则。5.简单性原则。（二）档号的结构根据《档号编制规则》（DA/T13 94）的规定，档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了两种新的档号结构。（三）档号的编制方法1.全宗号的编制方法2.案卷目录号的编制方法3.类别号的编制方法4.项目号的编制方法5.案卷号的编制方法6.件号的编制方法7.页（张）号的编制方法（四）目录的编制第三节 档案鉴定一、档案鉴定概述（一）档案鉴定的内容档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。（二）档案价值鉴定的原则1.从国家和人民的整体利益出发2.全面的观点3.历史的观点4.发展的观点（三）档案价值鉴定的标准1.自身属性标准2.社会需求标准3.相对价值标准二、档案保管期限表档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。（一）档案保管期限表的类型1.通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表）2.专门档案保管期限表3.同系统机关档案保管期限表4.同类型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表（二）档案保管期限表的结构档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目。（三）档案保管期限的划分档案保管期限是指对档案划定的存留年限。根据国家现行规定，文书档案的保管期限分永久和定期两种，其中定期又可分为30年、10年。三、档案鉴定的组织和方法（一）档案鉴定的组织（二）档案鉴定的方法（三）档案销毁档案销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。1.销毁清册2.销毁方式第四节 档案保管与保护一、档案保管的内容和要求（一）档案保管的内容档案保管是维护档案完整与安全的活动，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。1.档案库房管理2.档案流动过程中的保护3.保护档案的专门措施（二）档案保管的基本要求1.以防为主，防治结合2.加强重点，照顾一般二、档案保管的基本条件（一）档案馆（室）建筑1.档案馆建设规模和构成2.档案馆的选址3.档案馆的建筑设计4.档案室用房（二）其他保管条件1.档案装具2.档案保管设备3.档案包装材料三、档案库房管理（一）档案装具的排列编号（二）档案存放（三）档案管理的应急处置四、档案保护档案保护是指防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动，它的任务是最大限度地延长档案的寿命。（一）库房温、湿度的控制《档案馆建筑设计规范》对于档案库房以及各类技术用房的温、湿度标准作出规定。库房温、湿度的控制，主要是通过密闭、通风，结合增温、降温、增湿、降湿等措施，使库房温、湿度控制在标准范围内。（二）库房的 八防 措施库房的 八防 措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，它们是保障档案实体安全的主要防护措施。1.防火2.防光3.档案虫霉的防治（三）档案修复档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。纸质档案修复技术主要包括去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹恢复与显示技术等。五、全宗卷（一）全宗卷的编制原则和内容全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。（二）全宗卷的整理整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。卷内文件材料按问题--时间进行系统排列，在此基础上编制卷内目录。（三）全宗卷的管理第五节 档案检索一、档案检索概述（一）档案检索的内容档案检索就是存储和查找档案信息的过程。1.存储阶段的主要内容档案检索存储阶段的主要内容包括两方面：一是著录标引。二是组织检索工具。2.查找阶段的主要内容档案检索查找阶段的主要内容包括两个环节：一是确定查找内容。二是转换成检索标识。（二）档案检索效率检索效率是指通过检索满足利用者利用需求的全面性和准确性程度。1.查全率2.查准率二、档案著录档案著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。（一）著录项目档案著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。根据《档案著录规则》（DA/T18-1999）的规定，包括7个著录项目。著录项目分为必要项目和选择项目。其中必要项目包括正题名、责任者、时间项、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。其余为选择项目。（二）标识符标识符是一种规范化的人工语言，用于表示不同的著录项目和著录内容。1.著录用标识符2. 著录用标识符的使用规则（三）著录条目格式著录条目格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。1．段落符号式条目格式2．表格式条目格式（四）必要项目著录细则1.正题名2.责任者3.时间项4.分类号5.档号6. 电子文档号7．缩微号8.主题词或关键词三、档案标引档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。（一）分类标引档案分类标引是对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。根据《档案分类标引规则》（GB/T15418-1994），档案分类标引一般有以下程序：1. 研读分类法。2. 档案主题分析。3. 判定类别。4. 标引分类号。5. 审校。（二）主题标引主题标引是对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。根据《档案主题标引规则》（DA/T19-1999），主题标引的步骤和方法有以下几方面：1.审读档案2.主题分析和主题概念的选定3.选词标引四、档案检索工具档案检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。（一）档案检索工具的种类1.按体例分2.按功能分3.按载体形式分（二）常用档案检索工具的编制1.案卷文件目录2.分类目录3．主题目录4．专题目录5. 人名目录6.文号索引7.全宗指南8.档案馆指南第六节 档案统计一、档案统计的内容和要求（一）档案统计的内容档案统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。档案统计工作的内容主要包括档案的基本登记和综合统计两部分。（二）档案统计的基本要求1、准确性。2、科学性。3、时效性。二、档案登记档案登记是指登录档案和档案管理有关数据的过程。档案登记是档案统计的基础，分为档案数量与状况登记和档案利用登记两个方面。（一）档案数量与状况登记1.案卷目录和卷内文件目录2.总登记簿3.档案移交（接收）登记簿4..全宗名册5.全宗单（二）档案利用登记1.借阅档案登记簿2.档案利用效果登记簿（表）三、档案统计的步骤与方法档案统计大致可以分为统计设计、统计调查、统计整理和统计分析四个阶段。（一）档案统计设计档案统计设计的主要内容有：1．明确统计调查目的和指标。2．确定统计调查的对象和观察单位。3．确定统计调查的方法。4．统计调查方式。5．调查项目和调查表设计。（二）档案统计调查档案统计调查的基本方法有统计表报和专门调查两种。1.统计表报。统计表报是各级档案行政管理部门和档案馆（室）按照一定和规定自上而下地向同级和上级档案行政管理部门定期报送的统计材料。2.专门调查。专门调查是为了认识和解决某一专门问题而临时组织的调查。（三）档案统计整理档案统计整理就是将统计调查获得的原始数据进行综合整理，使之规范化、系统化的过程。统计整理的基本方法是统计分组。（四）档案统计分析档案统计分析是对统计资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。统计分析的方法包括以下几种：1.对比分析。2.相关分析与因果分析。3.静态分析和动态分析。4.综合分析。5.系统分析。第七节 科技档案管理一、科技档案的概念、特点和种类（一）科技档案的概念1980年，经国务院批准发布的《科学技术档案工作条例》第二条规定，科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）将科技档案定义为 反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案 。（二）科技档案的特点1.专业性。2.成套性。3.现实性。4.效益性。（三）科技档案的种类1.按产生领域分，可以分为基本建设档案、科学技术研究档案、产品档案、设备仪器档案等；2.按行业分，可以分为农业科技档案、工业科技档案、国防科技档案、测绘科技档案、气象科技档案、地震科技档案等；3.按记录形式和载体形态分，可分为文字档案、图样档案、图表档案、计算档案、声像科技档案、电子科技档案、样品实物档案等。二、科技档案的超前控制（一）科技文件的形成科学技术文件是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。1.科学技术研究文件的形成2.工业产品档案的形成3．基本建设文件的形成4.设备仪器文件的形成（二）科技文件的积累1. 科技文件积累的要求2. 科技文件积累的方法（三）科技文件的管理措施1. 三纳入 规定2.档案部门参加项目验收制度3. 四同步 管理4.设备开箱验收制度5．竣工图的编制规范（四）科技文件的组卷1.组卷的基本要求2.组卷方法3.案卷内科技文件材料的排列4.卷内科技文件材料页号的编写5.案卷封面的编制6.卷内目录的编制7.卷内备考表的编制8、案卷的装订（五）科技文件的归档1.归档范围2.归档时间3.归档份数4.归档要求和手续（六）重大建设项目文件的归档1.项目文件的整理要求2.项目文件的归档3.项目文件的归档审查三、科技档案的整理（一）科技档案的分类科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案实体管理体系。1. 科技档案分类的基本要求2.科技档案分类的方法3. 科技档案分类方法的实际应用（二）科技档案案卷的排列案卷排列应遵循分类排列的原则，即将属于同一类别的科技档案排列在一起，将不同类别的科技档案分别排列，不同类别的科技档案有不同的排列方法。（三）科技档案号的编制科技档案号是档案馆（室）在整理和管理科技档案的过程中，以字符形式赋予科技档案的一组代码，是存取科技档案的标记，它起着固定整理成果，反映分类和排列次序，便于保管和查阅科技档案的作用。1.科技档案号的编制要求2.科技档案号的编制方法（四）科技档案案卷目录的编制科技档案案卷目录是科技档案整理工作的成果，是由揭示科技档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的科技档案检索工具。第八节 会计档案、人事档案和特殊载体档案管理一、会计档案管理会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（一）会计核算材料的归档1.归档范围2.归档时间3.归档要求和手续（二）会计档案的整理1.会计档案的分类2.会计档案的组卷3.会计档案的编目（三）会计档案的鉴定与销毁1.会计档案的鉴定2.会计档案的销毁二、人事档案管理人事档案是在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖励、处罚等方面情况并以个人为单位归档保存的原始记录。人事档案可分为干部档案和企业职工档案。（一）人事档案的内容和分类根据《干部档案工作条例》的规定，干部档案的内容分为十类。企业职工档案的内容和分类与此基本相同。（二）人事档案的收集在人事管理活动中形成的人事档案材料，应在一个月之内移交到的人事档案室。干部档案管理部门，接收干部任免、工资变动通知后，要及时将干部职务变动和工资变动的情况登记入档。职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持职工档案的完整。（三）人事档案的鉴定1.价值性鉴定2.完整性鉴定3.真实性鉴定（四）人事档案的整理1.人事档案的分类排列2.人事档案的编目3.人事档案的装订（五）人事档案的利用（六）流动人员人事档案的管理1996年12月，中共中央组织部、国家人事部发布了《流动人员人事档案管理暂行规定》，对流动人员人事档案的管理作了具体规定。1.流动人员人事档案的范围2.流动人员人事档案管理机构3.流动人员人事档案的转递三、特殊载体档案管理特殊载体档案是指除纸质以外的其他载体形式的档案。（一）照片档案管理照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。照片档案的管理应遵循《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)的规定。1．照片档案的收集2．照片档案的整理3．照片档案的保管（二）磁性载体档案管理磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）对磁性载体文件的归档、磁性载体档案管理与保护作了具体规定。1. 磁性载体文件的归档2. 磁性载体档案的整理编目3. 磁性载体档案贮存与保护（三）印章档案管理印章档案是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。印章档案可分为实用印章和艺术印章。1．印章档案的收集2．印章档案保管期限的划分3．印章档案的整理第三章 档案信息资源的开发利用第一节 档案信息资源开发利用概述一、档案信息资源开发利用的含义档案信息资源是指通过人类的参与而获取的可利用的档案信息，包括档案原件和各种档案信息开发的成果（如档案目录、档案文献汇编、档案参考资料和档案复制件等）。档案信息资源开发利用的含义。二、档案信息资源开发利用的基本原则（一）服务原则（二）开放原则（三）法制原则（四）效益原则三、档案信息资源开发利用的主要内容（一）不断充实档案信息服务的内容。（二）充分利用网络提供利用服务。（三）构建政府内部档案信息共享平台。（四）加强利用场所和设施建设。（五）推进档案信息产品专题开发和加工。（六）加强企业档案信息资源开发。（七）重视档案信息增值服务工作。（八）促进档案信息服务业的形成。第二节 档案信息资源开发利用的途径和方法一、档案信息资源开发利用的基本途径（一）按开发利用工作的对象划分1.提供档案原件。2.提供档案副本或复制品。3.提供档案信息加工品。（二）按开发利用工作的渠道划分1.档案信息查阅服务。2.政府信息公开查阅服务。3.网络利用。4.档案资料编研出版。5.档案展览和社会宣传教育。二、档案信息资源开发利用的基本方法（一）档案借阅（二）档案开放（三）档案公布（四）档案展览（五）档案编研三、档案借阅（一）阅览室的建设阅览室是指档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。它是档案馆（室）的窗口，建立环境友好、设施齐全的阅览室是做好档案借阅工作的物质基础，也是档案馆（室）展示公众形象的重要场所。（二）档案阅览档案阅览是指档案馆（室）根据利用者的查档需求，在阅览室提供相应的档案资料的一项工作，这是档案馆（室）最基本、最常用的一种档案信息资源开发利用方法。1.查阅条件2.查阅程序3.查阅的有关规定（三）档案外借档案外借是为满足某些特殊的利用需求，如机关工作必须以档案原件作为证据等，档案馆（室）暂时将档案借出馆室外使用的一种档案信息资源开发利用方法。（四）档案证明档案证明是指依据档案的记载出具的凭证性文件。出具档案证明要以引述或节录档案原文为主要编写方法，保证内容的准确、真实、客观。（五）档案咨询档案咨询是指档案馆、档案室答复询问、指导和帮助利用的活动。1.档案咨询类型2.档案咨询的步骤（六）档案利用统计分析档案利用统计分析就是运用各种科学方法，对经过整理的反映档案利用情况的统计资料进行周密的分析研究，根据具体的数量关系，探讨档案利用工作的特点，揭示档案利用工作的发展规律和存在的问题，提出解决问题的办法，做出科学的预测和结论。四、档案开放档案开放是档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。（一）档案开放的鉴定和准备1、组建开放鉴定组织。2、确定开放鉴定范围，制定档案开放鉴定方案。3、开展开放鉴定工作。4、办理档案开放审批手续。5、编制开放档案目录。6、对重要档案进行复制。（二）馆藏档案解密和划分控制范围1. 馆藏档案的解密2. 划分控制范围五、档案公布档案公布是指将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。（一）档案公布的权限规定档案公布是一项严肃的工作，有严格的审批程序和审批权限。按照档案的所有权不同，可划分为不同的公布权限。（二）档案公布的形式第三节 档案编研一、档案编研概述（一）档案编研的内容1.汇编档案文集，编纂和公布档案史料。2.编写评价和介绍档案材料的工具书。3.编写出版档案参考材料。4.参与编史修志或撰写专著。（二）档案编研的特点1.研究性。2.思想性。3.政策性。（三）档案编研工作的新拓展 网络编研网络编研（即网络环境下的档案编研工作），是指档案部门依托信息网络先进的存贮、检索、传输技术和网络编辑技术，借助计算机高效率的信息处理功能，开展档案编研工作，并将档案编研成果通过网络以电子文献的形式提供给利用者的一项档案编研工作。1.借助于计算机提供的各种信息处理技术，可以提高档案编研过程中的信息采集和加工水平。2.借助于计算机多媒体技术，可以丰富编研成果的表现形式。3.借助于网络传播媒介，可以提高档案编研成果传播的广泛性和时效性，更好地发挥其服务作用。二、档案编研的选题（一）选题依据一般来说，选题必须依据三个条件，一是考虑社会需要，二是依据档案文献基础，三是编辑力量，三者相辅相成，缺一不可。（二）选题角度1.从反映某一历史人物活动的角度选题。2.从反映某一历史事件的角度选题。3.从反映某一问题的角度选题。4.从反映某一组织机构活动的角度选题。5.从反映某一会议活动的角度选题。6.从反映某一重要文种的角度选题。7.从反映某一地区某一方面内容的角度选题。（三）编前研究三、档案编研的选材（一）选材标准１.材料的真实性。２.材料的典型性。３.材料的新颖性。4.材料的适用性。5.材料的完整性。（二）选材步骤1.初选。2.复选。3.定选。四、档案编研材料的加工（一）加工原则1.存真原则。2.求实原则。3.慎改原则。4.标注原则。5.规范原则。（二）加工的内容和方法1.原文转录2.格式加工3.点校加工4.拟制或修改标题（三）分类编排1.体例2.分类排列（四）辅文编写1.编辑说明2.序言3.目录4.注释五、常用档案编研材料的类型及编辑（一）档案文献汇编档案文献汇编是按照一定的题目对档案文献原文材料收集、挑选、编辑和评介而编制的一种档案编研成果。有以下几种主要类型：1．法规文件汇编2．重要文件汇编3．发文汇编4．会议文件汇编5．专题文件汇编（二）档案参考资料档案参考资料是档案部门根据一定的题目对馆室藏档案的有关内容进行研究、综合、加工而编写的一种档案编研成果。主要可分为：1．大事记2．组织沿革3．专题概要4.会议简介5．基础数字汇集6．年鉴第四节 档案展览一、档案展览概述档案展览是指按一定主题展示档案的活动。（一）档案展览的作用档案展览目前已成为档案信息资源开发利用的重要方式，具有十分重要的作用。（二）档案展览的形式档案部门举办的档案展览形式有很多，按照展期长短，可以分为两种：1．长期性的档案展览。2．临时性的档案展览。二、档案展览的筹办（一）编写展览大纲1、展览选题2、展品收集与选择3、展览大纲的撰写要求4、编写展览说明5、编写讲解词（二）布展1、展览设计2、展品制作3、展板、展柜制作4、环境布置（三）展览宣传1．借助媒体宣传。2．展览周围环境宣传。3．编印发放展览宣传资料。（四）展览服务1．讲解服务。2．咨询服务。即接待人员口头解答参观者在参观过程中提出的相关问题，介绍档案部门的性质、职能、馆室藏档案资料状况、服务对象、利用程序及手续等，适当地、有针对性地宣传档案和档案工作。3．其他服务。（五）展览观众的组织与管理1、开幕式的组织与管理2、展览的日常管理第五节 档案馆社会服务功能拓展一、政府信息公开查阅场所建设（一）政府信息公开的范围政府信息是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的、以一定形式记录和保存的信息。属于政府应主动公开的信息的范围是：涉及公民、法人或者其他组织切身利益的信息；需要社会公众广泛知晓或者参与的信息；反映行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的信息；其他依据法律、法规和国家有关规定主动公开的信息。（二）档案馆政府信息公开查阅场所建设的要求档案馆政府信息公开查阅场所建设的基本要求是，各级国家综合档案馆应设置政府信息公开查阅场所，解决好建立政府信息公开查阅场所所需场地、设施、设备、经费和人员等条件，制定政府公开信息报送机制，督促同级政府机关部门及时报送主动公开的政府信息，制定政府信息公开查阅的各项制度，做好政府信息的收集、整理、编目、保管和利用，积极地为社会各界和人民群众提供主动公开政府信息。（三）档案馆政府信息公开查阅场所建设的内容1．条件建设2．制度建设3．业务建设二、爱国主义教育基地建设国家档案馆爱国主义教育基地是指经各级党委、政府或者相关部门批准命名、公开挂牌，由国家档案馆管理，以馆藏档案为主要资源，向社会开展爱国主义、革命传统教育和国情、省情、市情、区情、县情教育及科技文化知识教育的活动场所。（一）内容建设1、基本原则和要求2、活动形式（二）制度建设1、爱国主义教育基地组织管理制度。2、展品征集移交制度。3、展品管理制度。4、展厅管理制度。5、展览审核制度。6、展览开放制度。7、接待讲解制度。8、文件归档制度。（三）场地建设1．具有开展活动所必需的展厅、教室等场所。2．配备必要的设施设备。3．有良好的参观环境。三、档案网站建设（一）档案网站的概念和功能广义的档案网站是指一个应用框架，它将各种档案应用系统和各类档案信息资源集成到一个信息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户，从而建立起档案部门面向各类用户的信息通道。狭义的档案网站，是指基于互联网对档案信息资源进行集成并提供有关档案信息服务的应用系统。其基本功能包括以下几方面：1．档案信息服务功能。2．宣传功能。3．网上办事功能。4．交流功能。（二）档案网站建设的原则1．科学定位2．专业特色3．视觉美化4．方便实用（三）档案网站的内容设计内容设计是档案网站整体设计的核心部分，是实现档案网站功能的关键所在。档案网站的内容设计应根据网站需要实现的基本功能进行设计，主要反映本单位的基本信息和服务项目，并进行科学合理的分类，确定栏目名称、结构层次及其排序。第四章 电子文件管理第一节 电子文件概述一、电子文件的概念电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。二、构成电子文件的要素电子文件由内容信息、背景信息和结构信息三大基本要素构成，把握电子文件的构成要素对于理解和管理电子文件十分重要。内容信息是电子文件的核心要素，而背景信息和结构信息则是保证电子文件内容信息真实、可靠与可用的重要条件。三、电子文件的特点（一）信息的非人工识读性及系统依赖性（二）信息与载体的可分离性（三）信息的流动性与不稳定性（四）信息存取的不可靠性四、电子文件的种类（一）按文件信息格式划分2.数据文件3.图形文件4.图像文件5.音频文件6.视频文件7.命令文件（二）按文件的功能划分1.主文件2.支持性文件3.辅助性、工具性文件（三）按文件的生成方式划分1.数字化文件2.原始数字文件（四）按电子文件组成方式划分1.简单文件2.复合文件3.复杂文件第二节 电子文件管理概述一、电子文件管理原则电子文件管理应当遵循以下原则：（一）全程管理原则（二）前端控制原则（三）真实性保障原则（四）完整性保障原则（五）可读性保障原则（六）风险管理原则（七）技术与管理手段结合原则二、电子文件管理模式（一）机构内部电子文件的管理模式1.电子文件分散式管理2.电子文件集中式管理3.文档一体化管理（二）档案馆电子文件的管理模式1.集中式保管模式2.分布式保管模式在上述两种方案的基础上，有人提出了集中式与分布式结合的 自由进馆原则 。三、电子文件管理规范（一）电子文件管理法规电子文件法规由国家最高权力机关或行政机关按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的关于电子文件及其管理活动的行为规范。1．电子文件相关的法律问题2．电子文件法规特点（二）电子文件管理标准电子文件管理标准是指按照特定工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件管理要求、方法与技术的规范。电子文件管理相关标准可以分为与电子信息管理共用标准、与纸质文件档案管理共用标准、电子文件管理专有标准三大类。1.国外电子文件管理标准2．我国电子文件管理标准（三）电子文件管理制度电子文件管理制度是指国家或机构为电子文件管理而制定的包括政策、指南、准则在内的规范。从内容上来说，电子文件管理制度可以分为综合性制度与专项制度。第三节 电子文件的管理一、电子文件的收集（一）电子文件收集的原则电子文件采集的范围可按照国家关于文件归档范围的现行规定执行，使有保存价值的电子文件得以留存。由于电子文件不同于纸质文件，在采集时除考虑文件自身价值外，还应考虑到以下因素，以保证被采集文件的完整性。1．文件的复杂程度2．文件的管理要求（二）电子文件收集的具体要求1．记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。2．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施。3．对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。4．不同类型电子文件的收集范围及格式的要求。5．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。6．定期制作电子文件的备份，并对电子文件进行登记。二、电子文件的鉴定（一）鉴定内容电子文件的内容鉴定可以借鉴纸质文件鉴定的原则、标准与方法，传统文件保存期限表对文件保管期限的规定可以运用于电子文件。因此，这里所讲的电子文件鉴定内容主要针对技术鉴定。技术鉴定是指对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，包括：1.真实性鉴定2.完整性鉴定3.可读性鉴定4.无病毒鉴定5.介质状况检查（二）鉴定步骤1.确定电子文件保管期限2.对电子文件鉴定过程进行记录和监控三、电子文件的归档（一）归档范围归档前鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，此外，还要将下列材料纳入归档范围：（1）归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据；（2）与电子文件有联系的其他形式重要的文件，与电子文件一同归档，有条件的单位可以将这些文件做数字化处理，作为电子文件归档；（3）电子文件归档时某些环节的成果（著录信息、鉴定记录等）应与文件信息一起向档案部门移交。特别需要指出的是，目前我国实行双套归档制，即规定电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件。（二）归档方式电子文件归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。（三）归档时间电子文件的归档时间分为实时归档和定期归档两种。《电子文件归档与管理规范》指出，逻辑归档可实时进行，物理归档应按纸质文件的规定定期完成。（四）归档具体要求《电子文件归档与管理规范》对电子文件归档做出了具体的规定。四、电子文件的著录电子文件著录指的是通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程及成果。（一）电子文件著录的特点电子文件著录具有以下特点：1.全要素2.全过程3.综合性（二）电子文件著录的实施一般来说，文件级以及案卷级的著录工作一般应由电子文件形成部门完成，著录文件与电子文件同时归档。获取著录文件的最佳办法是在文件形成之前便将著录信息的形成和收集工作纳入考虑范围，真正实现 前端控制 。（二）元数据1.含义元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。2．特点元数据具有整体性、层级性、相对稳定性和动态性、链接性等特征。3．种类及要素4．元数据在电子文件管理中的作用5．元数据的管理五、 电子文件的处置电子文件的处置就是根据鉴定结果对电子文件所做的处理工作。处置的方式一般有销毁、在本机构系统内长期保存、向档案部门移交三种。（一）电子文件的销毁电子文件的销毁是指通过删除文件、格式化或破坏载体等方式，使文件不可能再以电子方式重建，其内容无法恢复与还原。（二）在本机构电子文件保存系统内长期保存反映本机构一般活动、具有业务凭证价值、但不具有广泛的社会价值的电子文件可以在本机构的电子文件管理系统中保存。机构应该对这些电子文件进行集中存储，并将备份异地存储。（三）向档案部门移交反映本机构主要职能活动和基本情况、对机构具有业务凭证价值或其他长远利用价值、或对社会具有长远利用价值的电子文件，应由机构定期向档案部门移交。机构向档案部门移交文件的过程就是电子文件归档的过程。六、电子文件的保管电子文件保管指的是依据管理规范和运用技术对电子文件进行日常维护和管理并实现其长久保存和利用。（一）电子文件保管的特点与纸质文件相比，电子文件保管具有以下特点：1．保管和日常维护的技术难度增加2．电子文件管理成本增加3．结构的复杂性影响文件的真实性、完整性、系统性4．电子文件的共享性给信息保管带来不安全因素5．电子文件原始性确认难度较大（二）电子文件的载体保护电子文件载体使用的是磁性、光学材料等精密型载体，对保存环境提出了很高的要求。电子文件载体保护可以参照《电子文件归档与管理规范》的要求，磁性载体保护具体依据《磁性载体档案管理与保护规范》，光盘载体保护具体依据《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》来开展。（三）电子文件信息保护1．信息安全防范2．信息加密技术3．信息认证技术4．防治计算机病毒5．信息备份6．网络安全（四）电子文件的长久保存选择合适的载体、数据格式、制定相关标准、运用元数据进行管理是实现电子文件长久保存的基础性工作，除此以外还应当选择长久保存的技术（解决方案），当前主要有：1.更新2.仿真3．迁移第五章 档案信息化建设第一节 档案信息化建设概述一、档案信息化建设的概念和内涵陈智为、邓绍兴、刘越男编著的《档案管理学》对档案信息化建设的定义表述为：档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。从档案信息化建设的目标和主要任务看，档案信息化建设是指以国家信息化建设和档案事业发展的要求为导向，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障的信息化工作体系。档案信息化建设的涵义可从以下四个方面进行理解：（一）档案信息化建设是一个动态的概念。（二）档案信息化建设是以信息技术的广泛应用为前提。（三）档案信息化建设是一个复杂的系统工程。（四）档案信息化建设的最终目的是加强档案信息资源的建设、管理和利用。二、档案信息化建设的原则和内容（一）档案信息化建设的基本原则1.统筹规划、分步实施。2. 统一标准、分级建设。3.需求导向、注重效益。4.经济适用、适当超前。5.持续发展、保障安全。（二）档案信息化建设的主要内容1.信息化基础建设。2.档案信息资源建设。3.应用系统建设。4.保障体系建设。（三）档案信息化建设的主要目标和重点任务第二节档案信息化基础建设一、档案信息化硬件设施（一）数字化加工和存储设备数字化加工设备主要包括：1. 扫描仪2. 音频采集和数字化转换设备3. 视频数字化转换和编辑加工设备4. 存储设备（二）网络环境的构建1. 计算机网络概述计算机网络是地理上分散的多台独立的计算机通过软硬件设备互连，以实现资源共享和信息交换的系统。档案网络环境建设主要是构建三个网络，即局域网、政务专网、互联网。2．网络连接设备常用的网络设备有网卡、中继器、网桥、路由器、网关、调制解调器等。3. 服务器4．网络布线二、档案信息化软件建设（一）数据库系统数据库是以一定组织形式存储在一起的相关数据的集合。按照数据库所采用的不同数据模型，可将数据库划分为层次型数据库、网络型数据库、关系型数据库和对象型数据库等。数据库系统的主要特点：1. 可实现数据共享。2.数据的冗余度少。3. 数据的独立性高。4. 数据实现集中控制。5. 数据的一致性和可维护性。（二）档案管理系统档案管理系统是指各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统，又称档案管理软件。1. 档案管理软件的基本要求2. 档案管理软件的功能要求三、档案信息化标准规范建设（一）档案信息化标准规范的建设原则1. 符合国家信息化和档案管理的有关方针政策。2. 符合国情并适合国家和不同地区之间的标准衔接。3.优先采用国际标准。4. 具有综合性和可操作性。5. 具有导向性。6．区分不同情况，科学、有序地制定档案信息化标准体系。（二）档案信息化标准规范的体系构成和主要内容1．数字档案资源建设。2．电子文件的归档管理。3．档案信息化基础设施建设。4．档案信息化应用系统建设。5．数字档案资源的开发利用。6．档案信息安全。7．其他方面。（三）现有档案信息化建设标准规范介绍近年来，国家档案局和有关部门陆续推出了一批档案信息化建设相关法规、标准和规范性文件。第三节 数字档案资源建设一、档案数据库建设（一）档案数据库建设概述档案数据库是按照档案管理的规律组织在一起，彼此之间相互独立而又相互联系的可共享档案数据集合。根据档案数据库的数据形式和数据类型，可分为档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库。（二）档案数据库的特点1. 规律性。2. 共享性。3. 专业性。4. 多样性。（三）档案数据库的设计档案数据库的设计过程可分为五个步骤，即数据库需求分析、概念设计、逻辑设计、物理设计和加载测试。（四）档案数据库的主要应用档案数据库从利用角度可分为档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库，其主要应用也可归纳为档案目录数据服务、档案全文数据服务和多媒体档案数据服务三个方面。二、传统载体档案的数字化（一）档案数字化概述狭义的档案数字化，又称数字化加工或数字化转换，是指通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别和处理的信息的过程。广义的数字化，是指通过一定的技术手段，将存储在传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为数字形态存在的、计算机可识别和处理的信息，并加以存储、组织、检索和维护的过程。（二）档案数字化的基本原则1．价值性原则。2. 实用性原则。3. 开放性原则。4. 特色性原则。（三）档案数字化的基本过程档案数字化的工作流程包括管理流程和业务流程两个方面，业务流程是档案数字化工作流程的主体，管理流程是业务流程的保障。1. 档案数字化的管理流程2. 档案数字化的业务流程档案数字化的一般业务流程包括前处理、数字化加工、信息组织、信息存储、信息服务、信息维护等过程。3. 档案数字化的存储格式和技术参数（四）纸质档案的数字化。纸质档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。根据《纸质档案数字化技术规范》的规定，纸质档案数字化的业务流程如下：1.档案整理。2.档案扫描。3.图像处理。4.图像存储。5.目录建库。6.数据挂接。7.数据验收。8.数据备份。9.数字化成果管理。第四节数字档案馆建设一、数字档案馆建设概述（一）档案档案馆的概念数字档案馆概念有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是作为社会整体性的数字档案馆群，是一个有众多档案资源群、档案信息资源处理中心和档案用户群构成的数字档案馆群体。狭义的数字档案馆是指作为个体的单个数字档案馆。（三）数字档案馆的特点1.管理工作的自动化。2.信息资源的数字化和集成化。3.基础工作的标准化。4.信息传输的网络化。5.利用服务的主动化。6.技术应用的综合化。二、数字档案馆建设的目标和要求（一）数字档案馆建设的目标和原则建设数字档案馆的主要目标是为数字档案的管理、数字档案馆的运作以及传统档案的数字化提出完整的解决方案，通过开发先进适用的应用系统，建立相关的业务规范和标准，建设各类数字档案资源库，实现区域档案信息资源的共建共享。围绕以上建设目标，数字档案馆建设应坚持以下原则：1. 统筹规划。2. 需求导向。3. 手段创新。4. 持续发展。（二）数字档案馆建设的基本要求1. 以公益性为主。2. 以资源建设为核心。3. 统一标准规范。4. 开放建设与利益共享。5. 开发与引进相结合。三、数字档案馆建设的规划和实施（一）数字档案馆建设的组织规划数字档案馆的总体规划一般包括以下内容：1.总则。2.指导思想和总体目标。3.建设内容。4. 工程分期及实施步骤。5. 工程预期效果及创新性。（二）数字档案馆的系统构架和运作模式从社会的组织形式看，广义的数字档案馆是由一个个相对独立的个体数字档案馆所组成，其间包括数字档案资源的共建协调子系统、数字档案资源的调度和共享协调子系统、数字档案信息资源管理子系统、数字档案资源维护子系统等组成。广义数字档案馆的系统构架，一般应包括以下五个层次：应用界面层、信息服务层、元数据存储层、异构资源集成整合层和分布式资源存储层。数字档案馆的功能模块一般包括业务管理子系统、馆藏建设子系统、资源发布子系统、工作流子系统、元数据仓储子系统和档案存储子系统等功能模块。（三）数字档案馆的基础设施建设数字档案馆的基础设施建设包括硬件基础建设和网络环境构建两个方面。（四） 数字档案馆的信息资源采集和利用1. 数字档案馆的信息资源采集2. 数字档案馆的信息资源开发利用（五）建立数字档案馆的科学评价体系评价工作应贯穿于数字档案馆建设的始终，评价体系必须涵盖数字档案馆建设的各个方面。1. 馆藏评价。2. 技术评价。3. 服务评价。4. 管理评价。5. 效益评价。四、数字档案馆建设的其他相关问题（一）数字档案馆建设的核心技术1. 数字化生成技术。2．智能检索技术。3. 中间件技术和集群技术。4. 海量数据存储和检索技术。5. 异构系统的互操作技术。（二）数字档案资源的长久保存问题（三）数字档案馆的元数据编制和分布式资源调度利用问题第五节档案信息化保障体系建设一、档案信息化建设规划档案信息化建设规划包括两个层面：宏观规划和微观规划。在制定档案信息化建设规划的过程中，坚持科学性和先进性、实用性和可行性、适用性和可扩展性的原则，应重点应把握好以下几点：1. 制订档案信息化建设规划应与国家、地区、行业的信息化整体规划相衔接。2. 制订规划应明确需求，认真论证。3. 制订规划应因地制宜，正确定位。。4. 制订规划要明确目标，科学分解。二、档案信息化人才队伍建设（一）加强对档案信息化人才队伍建设的组织领导（二）积极开展档案信息化人才的教育培训工作各级各类档案部门要适应档案信息化建设需要，积极创造条件，采取多种途径对档案信息化人才进行教育和培训。（三）突出档案信息化人才队伍建设的重点1. 加强档案信息化人才骨干队伍建设。2. 加强青年档案信息化人才的培养。3. 加强档案信息化管理人才的培养。4. 档案信息化技术应用型人才的培养。三、档案信息化建设社会服务体系（一）档案信息化建设社会服务概述根据外包业务的具体内容，可将档案部门的信息技术外包业务分为以下三种类型：1. 软件业务外包。2. 档案数字化转换、档案网站建设或数字档案馆建设工程业务的部分或全部外包。3. 将信息技术资产、人员及租赁资产等交由信息技术供应商负责管理。（二）档案信息化建设社会服务中的风险管理1.制定外包项目的科学管理策略。2. 具备一定的信息技术能力。3.注重内外部门的协调运作。四、档案信息安全保障（一）档案信息安全概述档案信息安全可归纳为档案信息系统安全和档案信息内容安全两大类，其中档案信息系统安全又可细分为档案应用系统安全、档案信息网络安全、计算机系统安全和档案信息设备安全，传统狭义的档案信息安全都可以归类为档案信息系统安全，主要体现在以下五个方面：1．保密性。2．完整性。3. 可用性。4. 可控性。5. 不可抵赖性。（二）档案信息安全管理的基本原则1. 规范原则。2. 预防原则。3．立足国内的原则。4. 注重实效原则。5. 均衡防护原则。6. 分权制约原则。7. 应急原则。8．灾难恢复原则。（三）档案信息安全技术1. 身份鉴别。2. 访问控制。3. 信息加密。4. 电磁泄露发射防护。5. 信息完整性校验。6. 抗抵赖。7. 安全审计。8. 安全保密性能检测。9. 入侵监控。10. 边界防卫技术。11. 安全反应技术。12. 操作系统安全。13. 数据库安全。14. 其他信息安全技术。
