解放军文职招聘考试 《档案学概论》和《档案管理学》考研复习专题整合讲稿-解放军文职人员招聘-军队文职考试-红师教育
解放军文职招聘考试 《档案学概论》和《档案管理学》考研复习专题整合讲稿发布时间：2017-05-22 19:52:39《档案学概论》和《档案管理学》考研复习专题整合讲稿讲义说明：此讲义以专题的形式，对《档案学概论》和《档案管理学》两书进行简要梳理，作为第二轮复习的一种思路，主要记忆模式在上课时作引导式讲解，听课者课后自行总结。资料内容书本上都有，关键是看掌握方法和技巧的运用，望听者将所讲模式与自身记忆规律而用，时间所限，恕不能对知识点一一梳理。目录第一节：术语概念整合1第一组：实体性术语1第二组：操作性术语2第三组：理论性性语4第二节：模块专题整合5第一组：规律专题整合5第二组：特点专题整合7第三组：原则专题整合8第四组：作用专题整合10第五组：意义专题整合11第六组：要素专题整合12第七组：措施类型整合14第三节：档案重点整合15重点一：档案价值的形态15重点二：文件中心15重点三：档案网站建设16重点四：档案工作标准化的涵义与形式16重点五：档案保管期限表16重点六：三大基本理论17第四节：复习模式总结19第一节：术语概念整合第一组：实体性术语一：档案、文件、电子文件档案: 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。文件: 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件: 以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。记忆模式：二：公务档案、私人档案、公共档案、历史档案、现行档案公务档案：法人或法人代表在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织。私人档案：人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。公共档案或官府档案：国家公务(政权性)机关形成的且被保存在各级国家机构中的档案。历史档案；形成时间较早，离现在较久远且主要丰收历史文化作用的档案。现行档案：形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。记忆模式：三：文书档案、科技档案、专门档案、音像档案文书档案: 反映党务、行政管理等活动的档案。科技档案 : 反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。专门档案: 反映专门领域活动的档案。音像档案: 记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。记忆模式：四、甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案甲骨档案：将文字刻在龟甲和兽骨上来记录事情的档案。商代甲骨文的发现是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。金石档案：将文字刻在金属器皿或石头上的档案。简牍档案：是指用笔墨书写在竹木等质地较硬材料以及刻画在竹木上的档案。简牍档案、继殷墟甲骨、居延汉简、敦煌艺术、清朝大内档案被称为五大发现。简帛档案：缣帛作为文书和档案的载体材料，比起竹木简牍显然更为进代。五：档案馆、数字档案馆、档案室、档案信息中心、文件中心、档案事务所档案馆: 集中管理特定范围档案的专门机构。档案室: 国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。档案信息中心 : 集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。文件中心: 介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。数字档案馆：利用网络技术，将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现档案信息资源共享，形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境的一种虚拟机构。记忆模式：六：专门档案馆、综合档案馆、部门档案馆、企业档案馆、档案行政管理部门。七：原件、复制件、文稿、手稿、文种、文本文本: 可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。第二组：操作性术语一、档案整理环节：档案整理、来源原则、全宗原则、档案分类、立档单位档案整理:按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。来源原则:把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。全宗:一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。联合全宗:由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。汇集全宗:由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。全宗群:由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。档案实体分类:根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。立档单位:构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。案卷:由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。立卷:将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。卷内备考表:卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。档号:以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。二、档案鉴定环节：鉴定:判定档案真伪和价值的过程。保管期限:对档案划定的存留年限。保管期限表:规定档案保管期限的文件 。销毁:经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。销毁清册:登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。三、档案保管环节保管:维护档案的完整与安全的活动。保护:防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。全宗卷:由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。档案馆建筑:档案馆专用的的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。档案库房:收藏档案的专门用房。档案装具:用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。密集架:为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。退变:档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。修复:使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程。加固:将某种材料附着在档案载体上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。修裱:使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。适宜性原则:档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。相似性原则:档案修复工作应遵循的原则之一，即所选用的修复材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。可逆性原则:档案修复工作应遵循的原则之一，即档案在修复处理后，如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。加湿:a) 增加档案库房内相对湿度的方法。 b) 将过去干燥和易碎文件放在蒸气室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。脱酸:为去除或降低纸质材料中的酸，用弱碱对其进行处理的技术。熏蒸:在密闭环境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。防灾规程:为防止或减少灾害对档案造成破坏而制定的应对方针和工作程序。复制:利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。档案缩微品:含有档案缩微影像的各种载体（通常是胶片）的通称。四、档案利用环节：利用:利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。开放:档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。公布:将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。咨询服务:档案馆 、档案室答复询问，指导和帮助利用的活动。档案证明:依据档案的记载出具的凭证性文件。档案展览:按一定主题展示档案的活动。阅览室:档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。密级:档案文件保密程度的等级。降密:降低档案文件的原有保密等级。解密:解除已失去保密价值档案文件的保密限制。编纂:按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。大事记:按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。组织沿革:系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。基础数字汇集:以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。专题概要:简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。档案出版物:以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。五、档案检索环节：档案检索、检索效率、档案著录、档案标引、档案目录中心第三组：理论性性术语一：档案工作、档案管理、档案信息化建设、档案事业、档案学档案学: 研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。档案管理: 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。档案信息化建设：是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。二：社会档案意识、档案价值、档案作用社会档案意识：人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为 社会档案意识 。社会档案意识是一个国家、一个地区文明程度的标志之一, 既取决于社会文明程度, 反过来又对其产生正面或负面的影响。档案价值: 是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。档案作用：档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。三：档案工作法律、档案职业道德、档案工作标准、档案事业管理体制档案工作法律：简称 档案法律 ，是指由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件，包括全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会制定的各种关于档案和档案工作的法律行为规范。档案职业道德：是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则，它是整个社会职业道德体系中的一个重要组成部分。档案工作标准：是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称；它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。档案事业管理体制：是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型。第二节：模块专题整合第一组：规律专题整合规律一、档案价值实现的规律一、档案价值的扩展律由于档案具有原始记录性，内容和版本唯一性，档案价值是可以扩大和发展的，具体表现为两种形式：（一）由于价值主体扩展而导致档案价值的扩展。指随时间推移，可能与档案发生关系的人群扩大，利用者及其需求范围扩展。（二）由于档案作用性质的变化而导致价值扩展。具体表现为两方面：1）、一般而言，档案形成之初主要发挥行政或业务作用，而随时间推移，作用便会扩展到科学文化教育司法及休闲等方面； 2）、档案作用性质的扩展表现为档案不仅可以用于与其相应的活动（如行政，房屋结构图），同时也可发挥多重作用，有些甚至超乎档案形成者的想象（如行政管理活动的档案可用于人口研究的数据，技术纸图可作为谈判的证据等）。了解价值扩展律的意义：了解档案价值扩展律，对于处理好档案管理中当前和长远，局部和整体，保密与开放的关系具有科学指导作用。具体表现为：第一：正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位。第二：确定合理的档案归档，移交时间，建立合理的馆藏结构，以适应不同时期档案价值实现的特点和要求。第三：在档案鉴定工作中以全面的，历史的，发展的观点来分析档案的价值，避免片面性。第四：坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施，同时制定和实施降密解密制度据客观情况而调整其机密度，扩大利用范围。第五：树立服务观念，依法积极开放档案，促进档案工作由封闭半封闭型想开放型转变，更合理，更广泛的开发档案信息源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的作用领域，适时推进档案价值的合理扩展。二、档案价值的时效律档案价值的时效性：指档案对社会的有用性是有时限的, 某些档案在一定时期内对利用者是有价值的, 超过这个时间限制则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效律。档案价值的时效律主要表现在两个方面:档案与利用者需求之间关系的时效性；档案价值形态的时效性。三、档案价值的条件律在一定的条件下, 档案被利用者有效利用并产生社会效益或经济效益时, 它的潜在价值才能转化为现实价值。各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。这些条件涉及的因素很多, 主要概括为以下几个方面:社会环境；社会档案意识；档案管理水平。规律二、档案工作的发展规律一、档案工作的分化与整合规律从档案工作的发展历史来看，在相当长的时间内，档案工作与文书工作是不分的，档案工作与图书资料工作也是不分的。（一）文档管理一体化文档管理一体化 ，是指将目前机关中的 文书处理 和 档案管理 工作，整合成为一个既统一又分工、既有联系又有区别的管理过程。（二）档案、图书、情报管理的一体化从一般属性来看，档案、图书、情报都属于人类的知识财富，都具有信息属性和知识属性，它们在管理的基本方法上有许多相似之处，如果将其综合管理并进行联合开发，可以发挥三者在功能上的互补，实现信息资源共享的目的。二、档案工作的智能化发展规律（一）运用电子计算机实现档案管理的自动化（二）运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化（三）档案缩微化与档案保护技术水平的提高三、档案工作发展与社会环境变化的互动性规律档案工作与社会环境有着普遍的、密切的联系。档案工作与社会环境变化的互动性规律主要表现在：一方面，社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展。另一方面，档案工作在参与社会事务的过程中，也对社会环境变化，特别是社会精神文明与物质文明的建设做出贡献。（一）影响档案工作生存与发展的社会环境因素1、社会物质生产与档案工作 2、社会经济政治制度与档案工作3、科学文化事业与档案工作 4、社会档案意识与档案工作四、档案工作的社会化发展规律档案管理的社会化：档案是全社会的共同财富，档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为，其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统。档案工作的社会化发展规律主要表现为：随着人类社会活动领域的扩大、社会分工的细化和社会文明程度的提高，档案的来源与形式日益广泛和多样，档案信息服务逐步社会化，档案管理越来越具有广泛的社会意义。第二组：特点专题整合特点一：电子档案的特点其特征归纳起来主要包括：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。特点二：企业档案馆的特点1、综合性：它是保存本企业档案的基地。企业管理工作中形成的档案种类繁多，其馆藏内容具有综合性。2、专业性：企业档案馆主要围绕专业性突出的科技档案开展工作，其专业性特色因企业类型的不同而有区别。综合性与专业性并存的特点，决定了企业档案馆不同于国家综合档案馆、专业档案馆。它在档案收集范围、服务方向和工作方法等方面都有一定的独到之处。特点三：数字档案馆的主要特点1、存在方式上的特点 2、运行方式上的特点3、功能定位上的特点特点四：档案法律的本质和特点1、直接性 2、具体性 3、综合性特点五：档案职业道德的特点1、鲜明的职业性 2、存在方式的具体性 3、形成过程的连续性和继承性特点六：档案学的学科特点档案学的学科特点是档案学基础理论研究中一个需要探讨的重要方面。它对于我们确定档案学的研究取向，及时修正档案学研究中的一些不利于学科整体建设与发展的倾向，具有积极意义。一、综合性和社会性档案学的研究对象、研究内容和研究方法都具有一定的综合性特征。科学的发展过程存在着分化与综合两种趋势，就现代科学的发展特点而言，综合化的趋势处于主导地位。二、实践性和理论性一般来说，实践经验为人们提供了认识的可能。只有实践才能提供认识所必需的信息，同时也只有实践才能使人们获得并不断发展对信息加工的能力(即思维能力)。三、技术性和实用性档案学研究的许多内容具有技术性和实用性的特征，也就是说，档案学一方面具有科学认识的作用，另一方面又具有很明显的职业技能性特征。四、开放性和包容性档案学的理论体系的建设需要不断地创新和发展。恩格斯曾言，任何一种社会哲学，只要它还把某几个论点奉为最后结论 它就远不是完备的。特点七：编研特点1）研究性 2）政策性 3）成果共享性特点八：计算机检索特点1）检索速度快；2）检索点多，检出率高；3）能满足多元检所需要，检索效果好；4）利于实现资源共享；5）服务方式灵活多样。特征九：《档案法》的属性特征(一)《档案法》具有所有国家立法的共同特征 社会性《档案法》不只是针对国家机关和档案部门的立法，而且是针对整个国家和社会的立法。(二)《档案法》具有一定的纲领性和创建性1996年修改后的《档案法》所做出的有关规定简明扼要、内容翔实，且富有创建性。(三)《档案法》的民主性该法律是在科学地总结档案工作历史经验和理论成果的基础上创制出来的，也是在改革开放的社会环境中创制出来的。(四)《档案法》的强制性《档案法》是需要社会共同遵守的法律行为规范，是国家通过强制力来保证施行的。记忆模式：第三组：原则专题整合原则一：档案信息数字化的原则1、规范化：所有档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准；2、安全性：在数字化过程中要确保：1）档案原件的安全、2）数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、3）档案信息内容不泄密。3、效益性原则：档案信息的数字化工作面广量大，耗时耗财，要讲究效益。原则二：《档案法》的施行原则在社会实践活动中，贯彻执行《档案法》必须坚持1、施行档案法要以事实为依据，以法律规定为准绳2、必须坚持法律面前一律平等的原则原则三：《档案法》的修改原则1、慎改原则 2、原则性与操作性统一的原则 3、系统性原则原则四：鉴定档案价值的原则P48档案价值鉴定原则是必须从国家和人民的整体利益出发，分析主体与主体本身的需要，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。（一）从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值（二）分析主体与主体本身的需要。（三）全面的观点1、鉴定时，不仅要看到局部，也要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。机关档案的鉴定存在的问题，往往只顾到本机关的利用。2、鉴定时，还要看到全宗之间及全宗群的联系，甚至要考虑到国家全部档案。3、要从把档案移交到档案馆的角度来考虑，既要考虑到进馆档案的完整性，也要考虑避免馆内档案的过多的重复。重复在档案馆是不可避免的和必要的，允许少量的重复、必要合理的重复。（四）历史的观点档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。（五）发展的观点社会不断向前发展，这决定了档案的价值不断发生变化。在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，并要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。（六）效益的观点当前人们认为，在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。原则五：档案整理工作的原则P119档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。三个层次是互为一体的，三者不可偏废。（一）充分利用原有的整理基础 1、 充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。2、 在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（二）保持文件之间的历史联系 文件之间的历史联系主要表现在来源、时间、内容和形式等方面。保持文件之间的历史联系，应从两方面辩证的去看待：一是要善于找出和保持文件之间最紧密的联系，并尽量从多方面保持联系；二是不能离开实际整理的文件材料，简单的确定某种整理方法和评说优劣。（三）便于保管利用 保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。原则六：档号编制原则1)唯一性原则；2）合理性原则；3）稳定性原则。原则七：档案开发原则（一）馆室藏基础原则（二）信息有序化原则（三）信息激活原则 1）信息的分解与析出；2）信息的浓缩和提炼；3）知识的综合归纳。（四）充分利用原则（五）全面效益原则原则八：档案主题词的选词标引规则①标引必须持客观态度；②标引的核心要揭示文件或案卷的主要问题；③选定的主题词必须是正式的主题词；④必须使用此表中最专指的主题词标引；⑤当词表中找不到最专指的主题词时，则应选用最直接相关的两个或两个以上的主题词进行组配标引。原则九：档案开放理论依据1)档案价值在一定意义上是一种客体满足主体需要的关系及其程度，档案价值的实现，决定了档案必须向社会开放。2)随着时间的推移和条件的变化，档案机密性的弱化趋势，决定了档案最终可以开放。3)档案是重要的信息资源，只有使其走向社会供人民群众利用，才能把深藏于档案馆中的档案信息变成精神的和物质的财富，造福于人类，决定了开放档案的必要性。4)档案是 知识之源、文化之母 ，内容丰富，可以满足各行各业的利用，决定了档案开放的广泛性。5)社会民主化进程促进了档案的开放。记忆模式：第四组：作用专题整合作用一、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用P97(一)机关档案室对形成文件的作用为了保证归档文件的完整齐全，便于保存和利用，机关档案工作者不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集齐全，而且还应关心文件的形成和办理活动中的相关情况。(二)档案室对归档工作的超前控制档案室对归档工作的超前控制，可以通过监督与促进文件质量标准化、文书处理制度化，协助和督促有关部门做好立卷归档前的准备工作以及加强对立卷工作的指导和检查等三方面工作而得以实施。(三)指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作 （四）临时性的文件收集工作 （五）对散失文件的补充收集 （六）对档案收集工作的宣传（七）文件的平时收集工作 （八）基层单位档案的收集作用二：《档案法》的作用档案法律的作用是一个关系范畴，它体现着《档案法》与其调整、规范的对象之间的相互关系。具体表现为：1、是建设和发展档案事业的法律保障；2、是进行我国档案法规体系建设的重要依据；3、是保护我国的国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段；4、是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具；5、是加强我国档案行政工作的法律依据。作用三：档案工作标准的作用1、协调作用 2、简化作用 3、统一与优选作用作用四：档案保管期限表的作用指用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性文件。是档案馆、档案室鉴定档案的价值和确定档案保管期限的依据和标准。主要作用是：（一）能够统一鉴定认识，避免人为的局限性和片面性，使鉴定有章可循。（二）能够保证鉴定工作质量。（三）能够提高鉴定工作的效率，加快档案鉴定速度。（四）可以防止任意销毁档案文件，维护档案的完整与安全。（五）立卷时可以据此考虑文件的价值，把具有相同价值、联系密切的文件材料组合在一起，不同价值的文件材料分开组卷，保证案卷质量，为日后进馆复查打下了基础。作用五：案卷目录的作用1）它标志着档案整理工作的基本完成；2）它是介绍全宗内档案的内容，是查找利用档案最基本的、也是必备的检索工具，更是编制其他检索工具重要的依据；3）它也是登记与统计档案的工具之一，是检查档案安全保管状况的重要手段。作用六：档案检索工具作用是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。具有以下作用：1）桥梁作用；2）交流作用；3）管理作用。作用七：综合档案馆的基本职责与具体任务档案馆的基本职责是：集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。其基本任务主要有3方面：1、接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；2、通过多种方式，积极地开展档案资料的利用工作；3、参与编史修志。记忆模式：第五组：意义专题整合意义一：档案价值鉴定工作的意义(P34)(1)便于发挥档案的作用通过鉴定工作，去粗存精，发挥档案应有的作用。(2)便于档案的安全保管通过鉴定工作，分清主次，对价值大的档案，给予良好的保管条件，尽可能延长档案的寿命，维护它的安全。剔除销毁无价值的，腾出空间保管有价值的档案。(3)便于应付突然事变经过鉴定，区分主次，遇突然事件，能及时、迅速地将重要档案抢救和转移。(4)档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段意义二：档案收集工作的意义（P69）(一)收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段。(二)收集工作是贮存档案信息资源的重要途径。(三)收集工作为开展档案馆(室)各项工作，加强档案馆(室)建设奠定物质基础。(四)收集工作促进档案学理论发展，推动档案工作现代化的实现。意义三：档案接收和征集的意义1）它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施； 2）收集历史档案是档案开放利用工作的需要； 3）收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作； 4）收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段之一。意义四：档案整理的意义1）是揭示文件之间的有机联系，为发挥档案作用创造了有利条件；2）是档案管理所有业务活动的关键环节；3）是实现档案管理现代化的要求。意义五：档案开发的意义1）是实现档案自身价值的根本途径； 2）是发展档案事业的需要；3）能使档案工作更好地为社会主义精神文明和物质文明服务。意义六：档案编研意义1）是馆室积极主动地、系统地、广泛地深入开发档案信息资源，开展利用服务的一种重要方式。2）是提高档案馆室工作水平的重要途径。3）是保护档案原件的有效措施。4）可以较好地体现档案的价值，扩大档案的影响，促进档案事业的发展。意义七：开放档案的意义1）对贯彻 开发信息资源，服务四化建设 的新方针，发展我国科学文化事业，对推动社会主义现代化建设，都将产生巨大而深远的影响。2）是实现档案馆由封闭型、半封闭型向开放型战略转化的重大措施。3）对档案馆工作的发展产生深远的影响。4）对促进历史科学的研究，保存祖国文化遗产，为后代留下档案，为维护中华民族历史的真实面貌等方面都将做出积极的贡献。意义八：档案利用工作的地位1）是档案工作的中心任务； 2）是档案工作为社会主义事业服务的直接体现；3）对整个档案工作有检验和促进作用；4）是档案工作诸多环节中最富有活力的一个环节。记忆模式：第六组：要素专题整合要素一：档案价值鉴定工作的基本内容(P34)(1)制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。(2)具体判定档案材料的价值 有用性及有用程度，确定其保管期限。(3)剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。要素二：档案价值鉴定标准内容档案价值鉴定标准由档案属性标准、社会需要标准及相对价值标准三方面内容组成。（一）档案属性标准1、来源标准 档案的来源是指档案的形成者。来源特征的意义主要表现在3个方面：1)它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。 2)机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。3)在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。2、内容标准 档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：A、档案内容的重要性；B、档案内容的独特性； C、档案内容的时效性；D、此外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确地把握档案的价值。3、形式特征标准 档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。（二）社会需要标准1、社会需要方向 2、社会需要面 3、社会需要时间（三）相对价值标准在一定的情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。主要有两方面：1、相关档案的保存状况：看档案的完整程度；看档案是否重复；看文件可靠程度；看档案内容的可替代程度。2、保管提案件和费用：现有保管条件；保管费用。要素三：档案收集工作的内容档案的收集是接收、征集档案和有关文献的活动。其内容主要有以下三方面：(1)机关、企业、事业单位档案室对本单位需要归档档案的接收。(2)档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收。(3)对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。要素四：归档制度的内容P92归档是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档案卷(或保管单位)的质量要求、归档手续等内容。(一)归档范围 归档的文件材料，应包括以下四个部分：1．上级机关的文件材料2．本机关的文件材料3．同级机关和非隶属机关的文件 4．下级机关的文件材料确定归档范围的一般原则是：归档文件必须具有一定的保存价值，必须符合各机关文件材料的实际状况。各机关和单位应根据国家的统一规定和要求，确定本机关归档和不归档文件材料的范围。(二)归档时间 归档时间，是指文书(文件)处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年，特殊的文件，可适当地延长归档时间。(三)归档案卷(保管单位)的质量要求(四)归档手续 移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点，经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。要素五：馆藏档案的补充源内容P102（一）现行机关档案源 是指现在正在进行工作活动的机关、企业、事业单位及其他社会组织。（二）撤销机关档案源 是指中华人民共和国建国前后，由于政权变更、体制改革、行政区划调整等原因而被撤销、合并的机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织。（三）组织和个人保存的散失档案 即收藏有革命政权档案、历代王朝和民国档案的机关、组织或个人。（四）档案馆之间交接的档案。要素六：档案收集的对象和途径1）收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案； 2）征集收藏于个人手中的历史档案； 3）征集少数民族地区的历史档案； 4）收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案； 5）收集散失国外的历史档案。要素七：构成立档单位的具体条件1）可独立行使职权，并能以自己的名义对外行文；2）设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。要素八：档案开发面临的主要障碍（一）社会环境：1）封闭落后的传统观念束缚；2）全民族文化素质还不够高；3）受经济发展水平的制约。（二）档案部门自身方面：1）档案人员观念上的障碍； 2）工作上的障碍。（三）用户方面的障碍：1）社会档案意识淡薄；2）受利用者获取信息习惯的限制；3）用户获取档案信息能力的限制。要素九：档案编研内容要素十：档案职业道德规范的内容1、忠于职守，爱岗敬业 2、遵纪守法，严守机密 3、博学求进、公正服务记忆模式：第七组：措施类型整合措施一：档案开发应采取的措施（一）创新观念：1）发展观念； 2）被动服务与主动服务并举观念；3）社会观念； 4）文化观念；信息共享观念。（二）做好宣传，改善环境。（三）优化丰富馆室藏和健全档案信息开发机构，确立资源与人员的保障体系。（四）充分利用现代化技术。（五）以市场为导向，以创造名牌产品为目标。（六）走特色开发之路。措施二：怎样做好档案利用工作1）明确服务方向，端正服务态度； 2）熟悉档案，了解和研究利用者的需要；3）正确处理档案提供利用和保密的关系。措施三：档案信息化建设的基本对策档案信息化建设是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程。在具体组织实施档案信息化建设的过程中，需要注意加强对若干策略的设计与研究。一、制度完善1、档案信息管理制度标准 2、档案信息安全标准 3、档案业务技术标准二、资源建设在档案信息资源建设中，当前应注意的问题是：1、 确定纳入档案信息化目标的信息类型 2、 档案信息数据库的共建三、强化管理1、信息化咨询监理机制的建立 2、项目管理 3、规划制定 4、外包管理（四）风险控制档案信息化建设是一个涉及多因素的系统工程，其投入也较大。这就意味着在这一过程中也存在着一系列的风险。类型四：档案事业管理体制的基本类型档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型。（一）分散式档案事业管理体制分散制，指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督。采用分散制的大多为联邦制国家。分散制主要有以下几种形式：一是英国式。二是瑞士式。三是美国式。（二）集中式档案事业管理体制集中制，指一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督。按照档案行政管理中心的设置及其性质，集中制的形式主要有：一是中国式。二是法国式。三是瑞典式。记忆模式：第三节：档案重点整合重点一：档案价值的形态1、凭证价值和情报价值。档案的凭证价值是的档案不同于和优于其它各种资料的最基本的特点。之所以有凭证作用可从两方面而言：即内容和形式。一）内容而言，它是文件直接转换而来，不是事后编制的，它具有无可置疑的证据作用。二）形式而言，文件上保留了真切的历史标记，流下了当事人的手迹和声音，具有充分的说服力。档案的情报价值：档案是事实，知识，经验的记录，他的这种可靠的，广泛的，可资参考的特征，构成了他的情报价值。2、现实价值和长远价值。（略）3、对形成者的价值和对社会的价值。（P115）掌握文件的双重价值（谢伦伯格提出）。第一价值：文件对形成机关的价值，即原始价值，包括行政价值，法律价值，财务价值和执行价值；第二价值：文件对其他机关和个人的利用者价值又称从属价值和档案价值，包括证据价值和情报价值。重点二：文件中心一、文件中心的涵义是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室那样隶属于一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。二、文件中心的特征1、主要是一种实体性管理机构。其主要职能是：1）把文件从形成机关接收、存储进文件中心；2）提供快速、准确的文件借阅服务，满足用户的需要；3）确保文件安全、管理科学。2、一般不从事与文件内容有关的研究活动，这是它与档案馆在职能上的一个根本区别。三、文件中心的类型:1、政府性文件中心；2、商业性文件中心。重点三：档案网站建设一、档案网站的涵义与功能1、档案网站的涵义：是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，一般以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。2、档案网站的功能：1）、服务功能。建网站的主要目的之一是向社会公众提供档案信息的查询服务，使档案用户借助于网络实现快速方便的档案信息查询，并通过网络完成档案信息的传输服务。2）、宣传功能：可成为档案工作、档案机构和档案职业形象宣传的有效工具。3)、交流功能。二、档案网站的主要内容为了实现档案网站的上述功能，档案网站应主要提供以下信息内容：一是档案工作信息。 二是档案机构信息。 三是档案资源信息。四是档案利用服务信息。 五是地方特色文化信息。重点四：档案工作标准化的涵义与形式一、标准化的涵义主要包括第一，标准化工作的范围广泛，它涉及技术、科学、管理等各个社会工作领域。第二，标准化是一种特定的社会活动。第三，制定标准往往具有十分现实的目的性。二、档案工作标准化的含义1、档案工作标准化是一项工作活动过程。就其整体意义来说，它是一项智力性的系统工程。2、档案工作标准化是通过实行简化、统一、协调、选优等管理控制活动，节约经费、提高效率、获得效益。3、档案工作标准化追求档案管理活动的最佳效果。4、档案工作标准化是一种需要不断补充、完善所制订标准的工作活动过程。三、档案工作标准化的形式1、简化；2、统一化；3、系列化；4、通用化；5、典型化；6、格式化。重点五：档案保管期限表（需掌握期限表的用途、结构、类型等）P53 三表合一档案保管期限表：指用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性文件。是档案馆、档案室鉴定档案的价值和确定档案保管期限的依据和标准。一、作用（PPT上所讲，亦可见书P54）（一）能够统一鉴定认识，避免人为的局限性和片面性，使鉴定有章可循。（二）能够保证鉴定工作质量。（三）能够提高鉴定工作的效率，加快档案鉴定速度。（四）可以防止任意销毁档案文件，维护档案的完整与安全。（五）立卷时可以据此考虑文件的价值，把具有相同价值、联系密切的文件材料组合在一起，不同价值的文件材料分开组卷，保证案卷质量，为日后进馆复查打下了基础。二、类型1、通用档案保管期限表 2、专门档案保管期限表 3、同系统机关档案保管期限表4、同类型机关档案保管期限表 5、机关档案保管期限表三、期限表结构（详见P56）档案保管期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目。四、保管期限（略）（一）文书档案的保管期限1、二分法：分成定期和永久保存 2、三分法：15年（短期）、50年（长期）、永久3、当前： 永久、定期（10年、30年）（二）专门档案的保管期限1、人民法院的诉讼档案 2、书稿档案 3、会计档案重点六：三大基本理论理论一：来源原则P247来源原则是当前世界各国公认的档案整理理论，它的名称源自 来源 在档案学术语中的特定涵义。一、来源原则产生的专业背景来源原则起源于近代法国，是在逐步否定事由原则的过程中产生的。 事由 通常是指一件事情的原委，在公文用语中特指公文的主要内容。二、来源原则的形成和发展（一）起源 法国的 尊重全宗原则 （二）形成 德国的 登记室原则（三）理论论证 《荷兰手册》的贡献 （四）普遍认可 布鲁塞尔大会（五）灵活运用 英国和美国的 组合 思想（六）部分修正 德国的 自由来源原则（七）丰富和发展 苏联和我国的 体系化的全宗理论★三、来源原则的基本内容1、尊重来源 2、尊重全宗的完整性 3、尊重全宗内的原始整理体系四、来源原则的理论意义和实践价值来源原则从20世纪初起就被国际档案界公认为档案专业的基本原则，它的生命力在世界各国普遍接受和丰富发展的过程中得到了充分验证。中外档案学者对来源原则一致给予了高度评价，认为它不仅具有重要的理论指导意义，而且具有深刻的实践应用价值。五、来源原则遭受冲击尽管来源原则的理论意义和实践价值得到了各国的普遍认可，但随着20世纪中叶以来社会环境和档案专业实践的巨大变化，这一原则在理论上受到了严重冲击，引发了北美档案界对来源原则的适用性及其在档案专业中的核心地位的重新思考和评价。六、电子文件时代来源原则的 重新发现对来源原则的质疑到20世纪80年代中期发生了变化，北美档案界开始重新认识来源原则的核心地位。理论二：文件生命周期理论文件生命周期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。它从20世纪40 50年代西方档案学者对文件中心的理论解释起步，后来研究范围逐渐扩大到文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，成为西方档案学理论的重要支柱之一。一、文件生命周期理论产生的专业背景文件生命周期理论的产生有着特定的专业背景。20世纪30年代以来，文件数量的急剧膨胀使文件管理活动日趋专门化，由此导致一种新型的文件管理机构 文件中心得以出现和传播。西方档案学者从思考文件中心的理论基础起步，逐步提出了文件生命周期理论。二、文件生命周期理论的形成和发展文件生命周期理论的得名源自 文件生命周期 概念的提出。据查证，1940年，美国档案学者菲利普 布鲁克斯（Philip Brooks）最早提出了 文件生命周期 概念，后来其他国家采用了类似的表述形式。三、文件生命周期理论的基本内容第一，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。第二，由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段。第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。四、文件生命周期理论的理论意义和实践价值西方档案学者十分推崇文件生命周期理论，将其与来源原则并称为现代档案学的基本理论，将其视为档案人员参与现行文件管理的理论依据。他们认为，文件生命周期理论是现代档案学成熟的重要标志，具有里程碑意义。五、文件生命周期理论在电子文件时代面临的挑战及自身的修正（一）文件生命周期理论面临的挑战（二）文件生命周期理论在电子文件时代的补充 文件连续体理论（三）文件生命周期理论在电子文件时代的修正六、文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值文件生命周期理论不仅为文件的分阶段管理和全过程管理奠定了理论基础，而且为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。理论三：档案鉴定理论档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的一项工作，因此受到了世界各国档案界的高度重视。一、 档案鉴定理论的历史发展（一）年龄鉴定论 （二）行政官员决定论 （三）职能鉴定论（四）文件双重价值论 （五）利用决定论 （六）宏观鉴定论二、档案鉴定理论的基本内容尽管各国档案鉴定理论的论述角度与具体内容不尽相同，但它们还是存在一定的共性。这些共性主要表现在各国档案鉴定理论通常需要涵盖三个方面的基本内容，即对档案价值的认识、对鉴定原则的规定和对鉴定标准的制定。（一）对档案价值的认识各国档案鉴定理论对档案价值的认识基本达成了共识，即大多认为档案价值是由两个方面的基本因素构成的：一是档案自身的特点，包括其内容、来源、形式等方面特点；二是社会对档案的客观利用需求。（二）对鉴定原则的规定档案鉴定原则是根据档案价值的发展规律总结和提炼出来的一种工作原则，对鉴定的实际工作具有普遍指导意义。从历史发展来看，各国档案鉴定理论对鉴定原则的规定表现出日趋宏观的特点。（三）对鉴定标准的制定与鉴定原则相比，鉴定标准是确保鉴定工作质量的具体手段，也可以看成是对鉴定原则的具体化，因此更具有操作性。三、档案鉴定理论的发展规律（一）对档案价值的认识具有从片面到全面、从狭隘到科学的特征（二）对鉴定标准的规定具有从微观到宏观、从具体到相对抽象的特征第四节：复习模式总结一、模式提要基本概念的记忆均可归入一些特定的思维模式，模式例举：1）、从主体入手：如某个主体 遵循何种原则或标准 通过什么手段 达到什么效果 突出何种作用和价值。2）、从逻辑入手：概括定性语 所处地位 基本内容 基本性质 基本作用和价值3）、从要素入手：对本身 对外部 对整个社会、事业、工作、理论等的影响。4）、从线索入手：事件之前所做的规则或标准及思想工作 处理之中的具体规则和操作 处理之后的效果及影响等。二、讲解总结（听课人自行总结，关键在于如何整合书本知识、前沿知识、自己观点，充分运用所讲的逻辑论、系统论、网格论、模式论、线索法等）
解放军文职招聘考试档案价值的鉴定-解放军文职人员招聘-军队文职考试-红师教育
发布时间：2017-10-02 10:31:14档案价值的鉴定第一节 概述一、 什么是档案价值的鉴定工作档案价值的鉴定工作，是指档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，提出失去保存价值的档案加以销毁，是保存的档案，达到精练的一项工作。二 、档案鉴定工作的基本内容1 制定标准：制定档案价值的有关标准，包括单位规定和档案保管期限表等2 确定期限：具体判定档案材料的价值，确定其保管期限3找出无保存价值的档案：销毁剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理三、档案价值的鉴定工作的意义1 便于发挥档案的作用2 便于档案的安全保管3 便于应付突然事变第二节 档案价值的概念和决定档案价值的因素一 、档案价值：指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考价值。档案的价值取决于档案客体的属性和主体需要这两方面的统一。所谓档案价值实为档案的使用价值，即档案这一客观存在无对人们所具有的实用或有益性。二、档案价值的特点1 档案价值的多维性2 档案价值的潜在性3 档案价值的相对性三、 鉴定档案价值的原则1全面的观点2 历史的观点3 发展的观点4 效益的观点四、 决定档案价值的因素（一）档案自身的特点和状况l 1 文件的内容l （1）重要性l （2）独特性l 2 文件的形成者l 看文件的形成时间和时效l 看文件的名称l 看文件的外形特点l 相关档案的保存状况（二）社会利用需求从社会的利用需求和利益去评价档案的价值，是鉴定工作的核心。1 社会需求的广泛性2社会需求的阶段性（三）保管条件和费用第三节 档案保管期限表档案保管期限表：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。是档案室、档案馆鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。一 、 作用：保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的价值。能够有效地防止任意销毁文件便于更好的组卷二 、类型l 通用档案保管期限表l 专门的档案保管期限表l 同系统机关档案保管期限表l 同类型机关档案保管期限表l 机关档案保管期限表三 、档案保管期限表的结构l 顺序号l 条款l 保管期限l 附注l 说明四、保管期限（一）一般文书档案保管期限：永久、长期、短期（二）专门档案的保管期限1、人民法院的诉讼档案分为永久、长期（60年）、短期（30年），刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五（证物有些是档案，有些则不是）；案件的结案时间是终审判决结案后的第二年算起；档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取了一份，按年度审判级别整理立卷、永久保管。2、书稿档案其保管期限与文书档案一致。3、会计档案其保管期限分为两种： 定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、 永久其保管时间是从会计年度终了后的第一天算起，会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。五、销毁档案（一）批准和监销制度机关领导批准主管领导机关批准销毁1949年前的档案，须报国家档案局。两人以上监销（二）销毁1、编制销毁清册2、立档单位和全宗简要说明3、销毁方法 火烧 或 打成纸浆第七章 档案的保管第一节 档案保管工作的任务一 、 档案保管工作的任务1 档案保管工作的任务：维护档案的完整与安全，是档案保管工作的中心任务。2 实质：档案保管工作，也就是人们向一切可能损毁档案的社会、自然的不利因素做斗争的工作过程。3 具体任务：一是建立和维护档案的存放秩序 二是防止档案的损坏三是延长档案的寿命 四是维护档案的安全
解放军文职招聘考试国外的档案称谓-解放军文职人员招聘-军队文职考试-红师教育
发布时间：2017-10-02 10:42:54国外的档案称谓在国外，档案一词来源于希腊文 archeion 。古希腊人把办理公务的地方叫 archeion ，也指存放档案的地方。后来既指存放档案的地方，也指档案本身，主要指政府的公共档案。古罗马人继承了古希腊人的传统，在拉丁文里出现了archivun一词，既指档案馆（库），也指档案文件。文艺复兴后，各国由archivun演变而来的术语才广泛流行起来。随着历史的演变和各国的传播，档案一词广泛沿用至今，所代表的概念、涵义基本固定下来。英文中archives、records、files都具有档案的涵义，国际上较通用的是archives。第四章 档案解构档案是信息大家族中的重要组成部分，也是一种特殊的信息，其特殊之处在于，档案是社会实践活动中产生和形成的第一手信息，并具有原始性和真实性。而构成档案的原始性和真实性重要保证的不仅是档案内容的原始性，还应包括档案的载体和档案的形式特征，这是作为档案不能分离的重要组成部分。因此，档案并不仅仅是一种信息，而且也是一种实体，是由档案内容、档案载体和形式特征共同构成的结合体。第一节 档案内容具有原始记录性的档案内容是档案区别于其它信息源的本质，是一份档案的核心要素。档案形成于人类的社会实践活动中，是历史活动的原始记录。档案对于人类社会的价值就在于档案内容。档案内容在档案构成体中居于核心地位，没有档案内容，也就没有档案。所谓档案内容，则是人们用共识的符号，如文字、图形、图画、声音、影像等，记录在档案载体上的信息。一、档案内容是原生性信息档案内容直接形成于人们的社会实践活动之中，是为解决现实问题而产生的，因而具有本源性、原始性的特点，这是档案内容不同于其他信息的一个重要特点。正是因为这一特点，档案在社会信息系统中才占有特殊重要的地位，并作为国家信息系统的基石之一。从档案内容的产生过程来看，是在活动过程中自然形成的。档案内容构成了人类社会最基本的信息资源，在社会信息系统中具有第一性的地位。毫无疑问，档案内容是一种原生性的社会信息。二、档案内容是过去活动的信息档案内容是原生性信息，但并非所有原生性信息都可构成档案内容，而是人们在对大量原生材料进行鉴定之后，才将一部分材料认定为档案内容，因此，档案内容必须产生于活动完成之后。用英语术语来说，档案内容是过去完成时态的信息。三、档案内容是具有社会交换价值的信息档案是个人和集体的社会活动中产生的，其内容主要是解决现实的问题，但在社会生活中，无论个人和集体都具有社会属性，而不是孤立的个体，其活动也不会是孤立的，不仅受社会环境的影响，而且也与其它社会活动有着密切的联系，因此，尽管档案内容形成之初，是产生和形成者的重要信息，但从大的社会范围来看，它又是这个大的社会范围内信息的一个组成部分，档案内容的使用范围会越来越大，具有社会交换价值。一个集体或个人产生形成的档案内容，是其单位或系统内档案内容的一部分，在一定的区域之内构成完整的历史记忆，一个形成单位档案内容的缺失，都会造成整体的不完整。譬如，一个单位与其所在的系统和区域有着密切的社会联系，是其组成部分之一，在这个区域和系统中具有重要的交换价值，而其所处的区域和系统的档案内容在更大范围内具有重要交换价值。而单位或个人所形成的不具有如此的社会交换价值的记录材料，则不宜作为档案内容进行保存。档案内容形成时的这种内在联系性，决定了档案内容的社会交换价值。四、档案内容应在一定社会群体中共识档案内容最终是用于交流和沟通的，因此，它应是在一定的群体中以通用、共识的语言符号构成的。只有这样，才能符合档案的社会记忆的特点。不能解读的原始记录物，只能作为文物以作研究。
