解放军文职招聘考试 第二章 管理信息系统的概念-解放军文职人员招聘-军队文职考试-红师教育
发布时间：2017-05-2220:07:58第二章管理信息系统的概念学习目的和要求：通过本章节的学习，要求学生了解管理信息的含义及基本特性，理解系统的概念，并能够以系统的观点来分析企业的信息系统；理解管理信息系统的概念、发展和类型，掌握MIS的各种结构形式，以及其在现代化管理中的具体应用；熟悉企业作业、战术、战略三级信息系统应用环境及其基本内容。2.1管理信息的定义和性质管理是指导工作、组织资源以达到组织目标的过程。管理的主要职能是计划、组织、领导和控制。管理的第一个职能计划决定组织应该做什么，包括评估组织的资源和环境条件，建立一系列组织目标。而一旦确立了组织目标，管理者必须采取相应的战术实现这些目标，并建立监督运行结果的决策制定过程。管理的第二个职能是组织，组织是决策目标如何实现的一种技巧，这种决策适合的组织结构并训练专业人员、组建通讯网络。在上例中，办公设备代理公司的管理者必须组织好它的资源以实现公司的目标。计算机部门也许会配备销售人员、技术支持代理、培训小组和系统分析员，从而支持市场策略的推行。在这一新的计划中，管理者必须建立起与客户、制造商、销售人员和技术专家之间的沟通渠道。领导是管理的第三个职能，包括管理者为实现组织目标对员工的指导和激励。办公设备代理公司的管理者可能要制定一项计划来公司的销售人员，组织员工们努力工作，保持良好的士气。第四个管理职能是控制，它帮助管理者确认组织的运行是否正常。管理者也许会建立并使用一套指标体系，来评估公司员工的活动。信息系统也能提供如何利用资金、物料达到经营目标的反馈数据。在销售统计报告中，计划费用与实际费用的比较为管理者提供了控制组织资源所用的信息。除了担负计划、组织、领导和控制等基本管理职能外，管理者同是也负责确保组织适应内外环境的变化。当有新的竞争者意外地进入了市场或某位关键的管理者突然退出公司时，办公设备代理公司的管理者必须研究选择可行的解决方案。管理信息是反映与控制管理活动的经过加工的数据，是管理上一项极为重要的资源。对工厂来说，管理信息就好像人体的血液，通过循环把必要的传达到必要的地方。一方面是物质流的表现和描述，另一方面又是用于掌握、指挥和控制社会和企业生产过程的软资源。信息流的巨大数量和复杂的高度组织，是生产社会化程度的重要标志和重要组织部分。2.1.1管理信息的定义从经济学角度来看，信息就是根据条件概率原则有效地改变概率的任何观察结构结果。也就是说先验概率决定了所有的事件，然而某一事件则是通过描述与个人福利相关的变量，以及规定可能观察范围的变量来测定。从而信息的理论定义可以近似地表述为：信息就是传递中的知识差。也就是说在同一传递过程中，如果任意给出一个知识度S0，只要能够确定另外一个知识度Sx，那么，当Sx－S0=△S0，且｛△S｝｛Sx｝时，△S对于S0是信息，Sx是S0的信息源，S0是Sx的信息用户；当S0－Sx=△S0，且｛△S｝｛S0｝时，△S对于Sx是信息，S0是Sx的信息源，Sx是S0的信息用户；当|Sx－S0|=△S，且满足lim△S=0时，Sx对于S0，或S0对于Sx，都不能发生信息或成为信息源。通俗来讲，也就是指数据资料中含信息量的多少是由消除对事物认识的不确定程度来决定的。在获得数据资料之前，人们对某一事物的认识不清，存在着不确定性，获得数据资料以后，就有可能消除这种不确定性，而这种所消除的人们认识上不确定性的大小，就是数据资料中所含信息量的大小。信息内容消除人们认识的不确定程度大，则发出的信息量就大；消除的不确定程度小，则发出的信息量就小。如果事先就确切地知道消息的内容，那么消息中所包含的信息量就等于零。例如，张三到一个10000人的学校去找李宁，这时在张三的头脑中，李宁所处的可能性空间是该学校的1000人。当有人告诉他：李宁是会计学院的，而会计学院有1000人，那么，他获得的信息为1000/10000=1/10，也就是可能性空间缩小到原来的1/10。一般情况下，我们并不直接有1/10来表示信息量，而用1/10的负对数来表示，即－log1/10=log10。如果再有人告诉张三，说李宁是2002级会计1班的学生，那么他获得了第二个信息。譬如2002级会计1班共有50人，则第二个信息的确定性又缩小到原来的1000/1000050/1000＝50/10000。显然：只要可能性范围缩小了，获得的信息量总是正的；如果可能性范围没有变化，－log1=0，获得的信息量就是零；如果可能性范围扩大了，信息量变为负值，人们对这事件的认识变得更模糊了。信息量的单位叫比特（bit）。一比特的信息量是指含有两个独立均等概率状态的事件所具有的不确定性能被全部消除所需要的信息。在这种单位制度下，信息量的公式可写成：这里Xi代表第i个状态（总共有n个状态），P(Xi)代表出现第i个状态的概率，H(X)就是用以消除这个系统不确定性所需的信息量。例如，硬币下落可能有正反两种状态，出现这两种状态的概率都是1/2，即P(Xi)=0.5。这时，值得注意的是，计算信息量的这一公式恰好与热力学第二定律中熵的公式相一致。从分子运动论的观点来看，在没有外界干预条件下，一个系统总是自发地从有序到无序的方向发展，在这过程中，系统的熵的变化总是增加的。因此，熵是系统的无序状态的量度，即系统的不确定性的量度，但信息量和熵所反映的系统运动过程和方向相反。系统的信息量的增加总是表明不确定性的减少，有序化程度的增加，从而信息在系统的运动过程中可以看做是负熵。信息量愈大，则负熵愈大，而熵值越小，反映该系统的无序程度越小，有序化程度越高。信息量表述了系统的有序化过程，由此还可以给出更广泛的信息定义：信息是任何一个系统的组织性、复杂性的度量，是有序化程度的标志。2.1.2管理信息的生命周期信息从它的生成、收集、加工、储存、使用、维护直到失效退出的过程称为信息的生命周期。信息的生命周期中的几个主要阶段是信息的生成与收集、传输、加工、储存、使用和维护。1.信息的生成与收集生成的信息分两类：一类是原始信息，由于原始信息是分散化的信息，所以原始信息的生成是分散生成的；另一类是通过信息的积累或其他方式，将信息进行加工处理后生成新的信息。信息收集过程也是信息获取的过程，在信息收集过程中主要是确定信息需求、确定信息源和确定收集信息的方法。在进行信息收集时，首先要进行信息识别，即确定信息需求。信息的识别可以由决策者识别，决策者是信息的使用者，他们最清楚系统的目标、所要解决的主要问题和为了解决这些问题所需要的信息。从而可以采用与决策者交谈，或者由决策者填写调查表等方式来确定信息需求。也可以由系统分析与设计人员识别，这些人员最清楚系统的设计细节，他们的任务是根据用户的要求，从系统整体的角度来确定信息需求。在不同的组织活动层次，需要不同的决策信息，系统分析与设计人员要将这些不同组织活动层次的信息需求进行详细的识别和综合。在实际确定信息需求的过程中，必须将由决策者识别和由系统分析与设计人员识别这两种方法相结合。信息收集的方法主要有集中化收集、有目的的专项收集和随机积累法等。集中化收集有明确的收集目标，有固定的收集程序、内容、路径和方式。例如，国家的人口统计、经济指标的统计等，企业的各种定期报表等，都是采用集中化收集的方法。有目的的专项收集是针对组织的某一方面决策收集信息的方法，如针对企业战略制定所收集的本行业中各企业的利润、成本等指标或数据。随机积累法是由专人或专门的机构随时将与企业经营有关的信息进行分类和记录，以供企业各类人员查询使用。2.信息的传输企业中部分信息流是通过信息传输形成的。信息的传输受信息系统的规模、时空分布约束、所采用的信息传输技术与设备等因素的影响。信息传输的模式一般采用香农模型。3.信息加工信息并不等于数据，数据经过加工后，通过人们的解释用于决策活动中才成为信息。一次信息是由现场直接采集的信息，一次信息可以变换为数据并按照存储规则进行存储，也可以按照加工规则进行加工，按照解释规则进行解释后成为二次信息并用于决策，还可以直接按照解释规则进行解释后用于决策。二次信息是文件或数据库中存贮的数据经过加工、解释后形成的决策信息。二次信息是与所描述的实体在时空上已经分离的信息。信息加工的许多。从加工本身的角度可以分为数值处理和非数值处理两类。数值处理主要是数学运算处理，包括算术与代数运算、数理统计中的各种统计量的计算与检验、运筹学中的各种优化算法以及模型等。非数值处理包括数据的输入输出处理、文字处理、排序、归并、逻辑推理和判断等。4.信息存储信息存储是根据确定信息需求，将有用的信息保存起来以备将来使用。信息存储主要解决的问题是确定存储信息的种类，以及确定信息存储的时间、存储方式、存储介质与设备。5.信息的维护信息的维护是保持信息处于合用状态所进行的所有活动，其主要目的是保证信息的准确可靠性、及时性和安全保密性。6.信息使用信息使用包括技术和实现信息价值转换两个方面。技术方面主要解决的问题是如何快速及时、高质量地向信息用户提供信息服务。实现信息价值转化是分配目的，信息使用的深度大体可分提高效率分阶段、及时转化阶段和寻找机会阶段。提高效率阶段对应于信息系统的数据处理分阶段，其主要目的是提高信息处理，如将手工作业进行机械化或自动化处理，达到省人、省时的效果。及时转化阶段已经认识到信息的价值只有通过转化才能实现，因为信息的寿命有限，所以信息必须及时转化。在实际经营中，许多企业获得对企业经营有重大影响的战略信息后，不能及时转化，失去了企业发展的良好机遇。在这个阶段信息主要用于管理控制。寻找机会阶段对于信息商品化阶段，信息产业的发展给现代经济系统的运行带来了深刻的变化，信息商品化使得信息成为易于存取和流通的商品，使之不被某些组织局部占用。此时，企业可以利用先进的技术得到充分的信息，较充分的信息可以提高了企业经营决策的准确性，缺乏及时的信息可能失去企业发展的有利时机。2.2管理信息系统的概念20世纪60年代，美国经营管理协会及其事业部第一次提出了建立管理信息系统的设想，企图在企业内建立一个全面管理的信息系统。但当时由于硬、软件水平的限制和开发方法的落后，并没有取得明显效果。70年代后，随着科学技术特别是计算机等信息技术的迅速发展，以及经济管理模型得到一定的实际应用，管理信息系统得到了较大发展，并逐渐发展成一门新科学。2.2.1系统的概念如果你是一个学生，早晨起来你到水房去洗漱，使用的是供水系统；到食堂就餐，接触到的是食堂系统；它们又都是学校后勤系统中的子系统。除此之外还有教学系统、办公系统等。系统这一术语被广泛地使用着，如人体中的血液循环系统、神经系统；城市交通系统、供电系统等等。系统是一个为达到特定功能或目标而相互作用的组成部分或实体的集合。系统由系统边界、输入和输出、输入到输出的转换方法、系统接口等组成，它也是由相互关联而又各自独立的子系统组成的。例如教室系统中的课堂环境的组成包括教师、学生、课本和设备，所有成份相互影响都是为达到学习的目标，如图2-1所示。图2-1教室系统关于系统的含义，我们可以从以下三个方面理解：1.系统是由若干部分（要素）组成的：这些要素可能是一些个体、元件、零件，也可能本身就是一个系统（称为子系统）。销售、生产、财务、人事、后勤等元素组成了企业管理系统。而这些元素本身又都是一个系统，如财务管理子系统中包含资金、出纳、成本等部分。另外，企业管理系统本身又是企业的一个子系统，这就说明系统和子系统是相对的。2.系统具有一定的结构：所谓结构是指系统的各要素之间相对稳定地保持某种秩序，是系统组成各要素间相互联系、相互作用的内在方式。例如，钟表系统是由齿轮、发条、指针等零部件按一定方式装配而成的，把它们随意堆放在一起是不能构成钟表的。企业系统中的人、财、物等各资源必须按照某种秩序协调动作，才能保证生产活动的正常进行。结构是系统之间相互区别的一个重要标志，即使系统的构成要素完全相同，但其组合方式存在区别，那么它们也会呈现出不同的特征和属性。比如，拥有同样数量的工人、设备等资源条件的企业，会因人员结构、设备布置等分工协作方式的不同，呈现出不同的生产和竞争能力。3.系统有一定的功能：要实现某一目的，就需要一定的功能。功能是指系统在存在和运动中所表现的功效、作用和能力。从某种意义上讲，功能是系统存在的社会理由。在自然界和社会中，某一系统之所以能存在，或更准确地说，能够被允许存在，是因为他表现出某种功能，对自然界或社会的其他系统发挥着某种作用。可以认为，没有功能的系统是不存在的。如呼吸系统的功能是进行体内外的气体交换；管理信息系统的功能是进行信息收集、传递、储存、加工、维护和使用，辅助管理和决策，帮助企业实现目标。虽然系统的定义形形色色，但都隐含了这三个方面的含义。根据系统的含义可归纳得出系统应具有：集合性、相关性、层次性、整体性、目的性和环境适应性等特征。①集合性指任何一个系统至少要由两个以上相互区别的要素组合而成。②相关性系统的各要素之间是相互作用而又相互联系的。③层次性系统可以分解成具有一定层次结构的子系统。这也是系统空间结构的特定形式。④整体性任何一个系统若要达到目标，不能仅仅考虑各个子系统，而应该同时注意到各子系统间的相互联系，注意到整个系统与其所处的环境之间的相互关系，注意到整个系统的整体目标。⑤目的性系统具有某种目的，为达到既定的目的，必须具有一定的功能，这正是系统之间区别的标志之一。系统的目的一般由具体的目标来体现，而较复杂的系统都是多目标的系统。⑥环境适应性系统都是处于一定的环境之中的，它需要不断地与环境交互，故应具有环境的适应性。不能适应外部环境变化的系统是没有生命力的。从一般系统概念到系统工程，其实质就是用系统的方法来分析和解决问题。要正确的认识、分析一个系统，必须运用系统的方法，这种方法包括的基本观点有：树立系统的整体观、系统是可分层的、系统是动态发展的。整体观点是系统的出发点，它是把系统对象作为一个合乎规律的由各个部分组成的有机整体来研究。系统的基本特征表明，单独研究其中某一部分都不能揭示出系统的规律性，各组成部分的孤立特征和局部活动的总和，也不能反映整体的特征和活动方式。因此，整体的观点要求我们首先把系统对象当作整体看待，从整体出发，从整体与部分的关系出发，研究和揭示系统的特征和活动规律。而不是先把系统对象分割成许多简单的部分，分别加以考虑后再把它们机械的叠加起来。系统是可分层的，即系统是可分解的。对于复杂的系统对象，由于我们认识水平的限制，往往很难一下子迅速、全面地掌握系统全貌。利用系统的层次性，可将系统由高到低，由表及里，由粗至细地进行分析。如企业管理系统是一个多元、多级的复杂系统。在这个系统中，管理可分为若干层次，不同管理层次有着不同的职责和任务。系统是动态、发展的。随着时间的变化，系统不断地从外界环境输入物质、能量和信息，同时也不断地向外界输出物质、能量和信息，而系统自身的状态也按一定的规律发展变化，从一种状态变为另一种状态。系统为了生存和发展的需要，依据客观现实与自身条件，需不断地调整自己。在信息系统建设中，系统的观点是进行信息系统开发的基础。它揭示出在一定目标下系统的开发首先必须从整个系统出发，追求整体最优而不是局部最优，然后将整个系统由上到下，由表及里地分解，分析系统每个部分所应完成的功能，搞清楚系统各个组成部门之间以及与环境间的关系，同时还应考虑系统的发展变化，为将来系统的发展留有接口。2.2.2信息系统的概念所谓信息系统，是一个对信息进行采集、处理、存储、管理、检索，必要时并能向有关人员提供有用信息的系统。它是由人、硬件、软件和数据资源组成的人机系统，目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。信息系统由许多部分所组成，这些部分相互作用以达到提供信息的目的。其构成如图2-2所示。图2-2信息系统的构成系统资源是信息系统的基础，其中硬件部分包括支持信息处理、通信处理的计算机装置和其他计算机有关的设备。操作系统、数据库管理系统、程序语言、网络软件、通用工具等属系统软件。信息系统应用软件由支持特定管理功能的程序构成。系统管理是保证信息系统正常运行的重要条件之一，它由一系列的有关规章制度、组织机构、人员管理、系统规划、人工处理、相应设计文件等组成。信息系统本身也是一个系统，它具有系统的一般特征，其整体表现在信息系统是一个组织的内部的神经系统，具有整体效应；目的性在于提供各种管理所需的信息；信息系统是可以分解的，通常把一个组织的信息系统分解成若干子系统，而各个子系统又可以分为若干个模块，为了需要，每个功能模块又可以分成若干子功能模块，表现了信息系统的层次性；整个信息系统内部各部分（子系统）之间又存在着各种形式的联系。信息系统除了具有系统的一般特征外，还具有自身的一些特点，在信息系统的开发建设中，不仅涉及到计算机的软硬件技术、通讯技术、数学、运筹学、控制论、信息等方面的学科知识，还涉及到社会科学领域中的有关政治、经济、管理、法律、组织行为学、人际关系学等许多方面。计算机在管理中应用的发展与计算机技术、通讯技术和管理科学的发展紧密相关。虽然，信息系统和信息处理在人类文明开始就已存在，但直到电子计算机问世、信息技术的飞跃以及现代社会对信息需求的增长，才迅速发展起来。信息系统经历了由单机到网络、由低级到高级、由电子数据处理到管理信息系统、再到决策支持系统，由数据处理到智能处理的过程。1.电子数据处理系统：20世纪50年代中期至20世纪70年代初期。电子数据处理系统(ElectronicDataProcessingSystems，EDPS)的特点是数据处理的计算机化，目的是提高数据处理的效率。从发展阶段来看，它可分为单项数据处理和综合数据处理两个阶段。单项数据处理阶段是电子数据处理的初级阶段，主要是用计算机部分地代替手工劳动，进行一些简单的单项数据处理工作，如工资计算、统计产量等。随着计算机技术的发展，进入综合数据处理阶段后，各类信息报告系统应运而生，其特点是按事先规定要求提供各种状态报告，如生产状态报告、服务状态报告、研究状态报告等。2.管理信息系统：20世纪60年代至20世纪70年代。随着数据库技术、网络技术和科学管理方法的发展，计算机在管理上的应用日益广泛，管理信息系统逐渐成熟起来。管理信息系统(ManagementInformationSystems，MIS)的最大特点是高度集中，能将组织中的数据和信息集中起来，进行快速处理，统一使用。有一个中心数据库和计算机网络系统是MIS的重要标志。MIS的处理方式是在数据库和网络基础上的分布式处理。随着计算机网络和通讯技术的发展，不仅能把组织内部的各级管理联结起来，而且能够克服地理界限，把分散在不同地区的计算机网互联，形成跨地区的各种业务信息系统和管理信息系统。管理信息系统的另一特点是能够充分利用定量化的科学管理方法，通过预测、计划优化、管理、调节和控制等手段来支持决策。3.决策支持系统：20世纪70年代至20世纪80年代。由于MIS能够提供大量报告，但这些信息并非经理决策所需，使得大部分被丢进废纸堆。决策支持系统(DecisionSupportSystems，DSS)不同于传统的管理信息系统，它是在人和计算机交互的过程中帮助决策者探索可能的方案，为管理者提供决策所需的信息。由于支持决策是MIS的一项重要内容，DSS无疑是MIS的重要组成部分；同时DSS以MIS管理的信息为基础，是MIS功能上的延伸。从这个意义上，可以认为DSS是MIS发展的新阶段，而DSS是数据库处理与经济管理数学模型的优化计算结合起来，具有管理、辅助决策和预测功能的管理信息系统。EDPS、MIS和DSS各自代表了信息发展过程中的某一阶段，且至今它们仍各自不断地发展着，而且是相互交叉的关系。EDPS是面向业务的信息系统，MIS是面向管理的信息系统，DSS则是面向决策的信息系统。同时，随着信息技术和管理科学技术的不断发展，新的信息系统不断涌现，特别是应用于管理领域的信息系统，如专家系统（ExpertSystems，ES）、电子数据交换（ElectronicDataInterchange，EDI）、企业资源规划系统（EnterprisesResourcePlanning，ERP）等等。2.2.3管理信息系统的概念Water.T.Kennevan在1970年提出了管理信息系统的概念并给出了管理信息系统的初始定义：管理信息系统是以口头或书面的形式，在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、将来的有关企业内部及其环境的信息，以帮助他们进行决策。1985年，明尼苏达大学卡尔森管理学院教授GordonB.Davis给出了较完整的管理信息系统定义：管理信息系统是一个利用计算机硬件、软件、手工作业步骤和分析、计划、控制、决策模型以及数据库的集成的用户－机器系统，它能够向企业或组织提供信息以支持其运行、管理以及决策支持功能。20世纪80年代初，中国学者在《中国企业管理百科全书》中给出了管理信息系统的定义：管理信息系统是由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统；管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从企业全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现其规划目标。管理信息系统是一门多学科交叉的科学，基本学科主要包括管理科学、系统科学、运筹学、统计学、社会学、心理学、政策科学、计算机技术、通信技术。从一个交叉学科的角度，管理信息系统的三要素为系统的观点、数学的方法、计算机应用。管理信息系统具有以下特征：1.面向管理决策：管理信息系统是继管理学的思想方法、管理与决策的行为理论之后的一个重要发展，它是一个为管理决策服务的信息系统，它必须能够根据管理的需要，及时提供所需要的信息，帮助决策者做出决策。2.综合性：从广义上说，管理信息系统是一个对组织进行全面管理的综合系统。一个组织在建设管理信息系统时，可根据需要逐步应用个别领域的子系统，然后进行综合，最终达到应用管理信息系统进行综合管理的目标，管理信息系统综合的意义在于产生更高层次的管理信息，为管理决策服务。3.人机系统：管理信息系统的目的在于辅助决策，而决策只能由人来做，因而管理信息系统必然是一个人机结合的系统。在管理信息系统中，各级管理人员既是系统的使用者，又是系统的组成部分，因而，在管理信息系统开发过程中，要根据这一特点，正确界定人和计算机在系统中的地位和作用，充分发挥人和计算机各自的长处，使系统整体性能达到最优。4.现代管理方法和手段相结合的系统：人们在管理信息系统应用的实践中发现，只简单地采用计算机技术提高处理速度，而不采用先进的管理方法，管理信息系统的应用仅仅是用计算机系统仿真原手工管理系统，充其量只是减轻了管理人员的劳动，其作用的发挥十分有限。管理信息系统要发挥其在管理中的作用，就必须与先进的管理手段和方法结合起来，在开发管理信息系统时，要融进现代化的管理思想和方法。2.3管理信息系统的结构管理信息系统的结构是指管理信息系统的组成及其各组成部分的相互关系。由于可以从不同的角度理解管理信息系统的各组成部分，所以就形成了不同的管理信息系统的结构。2.3.1管理信息系统的组成从概念上看，管理信息系统由四大部分组成，即信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者，如图2-3所示。信息源是信息的产生地，包括组织内部和外界环境的信息，这些信息通过信息处理器的传输、加工、存储，为各类管理人员即信息用户提供信息服务，而整个的信息处理活动由信息管理者进行管理和控制，信息管理者与信息用户一道依据管理决策的需求收集信息，并负责进行数据的组织与管理、信息的加工、传输等一系列信息系统的分析、设计与实现，同时在信息系统的正式运行过程中负责系统的运行与协调。图2-3管理信息系统的组成由此可见，信息用户是目标用户，信息系统的一切设计和实现都要围绕信息用户的需求而做；另一方面，信息管理者由于深谙信息系统的开发规律，则起到了一个明确需求、协调资源和分配资源的角色，显而易见，信息管理者的角色很重要。现在许多国内外的企业和组织都设立首席信息主管（ChiefInformationOfficer，CIO）一职，既反映了企业对信息资源的重视，也反映了企业家开始重视信息系统的开发规律和运行规律。根据处理的内容及决策的层次来看，可以把管理信息系统看成一个金字塔式的结构，如图2-4所示。图2-4管理信息系统的金字塔结构由于一般的组织管理均是分层次的，例如分为战略计划、管理控制、运行控制三层，为它们的信息处理与决策支持也相应分为三层，并且还有最基本的业务处理（打字、算账、制表等）。这样信息系统也就可以分为销售与市场、生产、财务与会计、人事及其他等。一般来说，下层的系统处理量大，上层的处理量小，所以就组成了纵横交织的金字塔结构。管理信息系统的结构又可以用子系统及它们之间的联接来描述，所以又有管理信息系统的纵向综合、横向综合以及纵横综合的概念。2.3.2管理信息系统的结构管理信息系统是企业信息系统的核心，它贯穿于企业管理的全过程，同时又覆盖了管理业务的各个层面，因而其结构也必然是一个包含各种子系统的广泛结构。1.管理信息系统的功能结构管理信息系统的功能结构描述了管理信息系统的功能组成以及各子功能之间的联系。从信息技术的角度来看，信息系统无非是信息的输入、处理和输出等功能。因此，管理信息系统的功能结构从技术上看可以表示成如图2-5的形式。所以，在开发信息系统时必须考虑这些具体的功能实现。有时还必须考虑细节，如信息的检索有指定检索和模糊检索；信息的统计有时要考虑按常规时间段（如月、季）统计，有时还要考虑按非常规时间段统计，如上月13号到本月13号的统计等；信息的存储既要考虑实时存储，又要考虑定期转存；信息的增加有时还要考虑让系统自动记录增加的时间点，以便对系统的操作进行追踪等等。图2-5技术角度看管理信息系统功能结构从信息用户的角度来看，信息系统应该支持整个组织在不同层次上的各种功能。各种功能之间又有各种信息联系，构成一个有机的整体及系统的业务功能结构。例如，一个企业的内部管理系统可以是如图2-6所示的结构。企业的信息系统划分为7个子系统，除了完成各自的特定功能外，这7个子系统又有着大量的信息交换关系，其子系统之间的主要数据交换关系构成子系统之间的信息流，使得企业中的各类信息得到充分的共享，从而为企业的生产活动和管理、决策活动提供支持。图2-6业务角度看管理信息系统的功能结构通过管理信息系统的功能结构，我们可以知道，信息系统的实现不是一朝一夕的事情，必须经过长期的努力才能得以实现。因此，在信息系统的建设过程中必须首先进行总体规划，划分出子系统，规划出各子系统的功能及其相互之间的联系，然后逐步予以实现，其中特别要重视子系统之间的联系。只有这样才能实现信息的共享，发挥信息是资源的重要作用。2.基于组织职能的管理信息系统结构一个组织是通过组织结构设计从而进行组织职能的划分。由于设计出的组织结构并不是惟一的，所以组织职能的划分也不是惟一的。对于组织内部的每一个职能部门，都有各自的信息需求，因此都需要为它设计一个信息系统。这就意味着可以按照需要使用信息的组织职能来建立管理信息系统，根据组织职能来划分管理信息系统的子系统。基于组织职能的管理信息系统结构是以组织的职能和组织活动层次矩阵描述的。某一企业的组织的职能和组织活动层次矩阵如图2-7所示。在图中，每一列代表一种组织管理职能，每一行代表一个组织活动层次，行列交叉表示组织的一种管理职能在四种组织活动层次的信息处理需求，每一组织活动层次包括了所有的组织管理职能。(1)市场销售子系统：市场销售功能通常包括产品的销售和推销以及售后服务的全部活动。其中业务处理有销售定单、推销定单的处理。作业控制活动包括雇佣和培训销售人员、编制销售计划和推销工作的各项目，以及按区域、产品、顾客的销售量定期分析。管理控制涉及到总的成果与市场计划的比较，它要用到有关客户、竞争者、竞争产品和销售力量等方面的数据。在战略管理方面包括新市场的开拓和新市场的战略，它使用的信息有顾客分析、竞争者分析、顾客调查信息、收入预测和技术预测等。图2-7管理信息系统的职能结构(2)生产子系统：生产子系统的功能包括产品的设计与制造、生产设备计划、作业的调度与运行、生产工人的录用与培训、质量控制与检验等。生产子系统中，典型的业务处理是生产指令、装配单、成品单、废品单和工时单等的处理。作业控制要求把实际进度和计划比较，找出瓶颈环节。管理控制需要概括性报告，反映进度计划、单位成本、所用工时等项目在整个计划中的绩效变动情况；战略管理包括制造方法及各种自动化方案的选择。(3)后勤子系统：后勤子系统包括采购、收货、库存控制、发放等管理活动。业务处理数据为购货申请、购货定单、加工单、收货报告、库存票、提货单等；作业控制要求把物资供应情况与计划进行比较，产生库存水平、采购成本、出库项目、库存营业额等报告。管理控制信息包括计划库存与实际库存的比较、外购项目的成本、缺货情况及库存周转率等。战略管理主要涉及新的物资供应战略、对供应商的新政策以及自制与外购的比较分析等，此外，可能还有新的供应方案、新技术等信息。(4)财务会计子系统：财务会计有着不同的目标和工作内容，但它们之间有着密切的联系。财务的职责是在尽可能低的成本下，保证企业的资金运转，包括托收管理、现金管理和资金筹措等。会计则是把财务工作分类、编制财务报表、制定预算及对成本数据的分类与分析。对管理控制报告来说，预算和成本是输入数据，也就是说，会计是为管理控制各种功能提供输入信息。与财务有关的业务处理有赊欠申请、销售、开单据、收账凭证、支付凭证、支票、转账传票、分类账和股份转让等。财会作业使用日报表、例外情况报告、延误处理记录、未处理事项报告等。管理控制利用财务资源成本、会计数据处理成本及差错率等信息。战略管理包括：保证足够资金的长期战略计划，为减少税收冲击的长期税收会计政策以及对成本会计和预算系统的计划等。(5)人事子系统：人事子系统包括人员的录用、培训、考核记录、工资和终止聘用等。其业务处理要产生有关聘用条件、培训说明、人员的基本情况数据、工资变化、工时、福利及终止聘用通知等内容。作业控制层要完成聘用、培训、终止聘用、改变工资和发放福利等；管理控制主要进行实际情况与计划比较、产生各种报告和分析结果，用以说明在岗工人的数量、招工费用、技术专长的构成、应付工资、工资分配及是否符合政府就业政策等。人事战略管理包括对招工、工资、培训、福利以及各种策略方案的评价，这些策略将确保企业能获得完成战略目标所需的人力资源。战略管理还包括对就业制度、教育情况、地区工资率的变化及对聘用和留用人员的分析。(6)信息处理子系统：信息处理子系统的作用是保证各职能部门获得必要的信息资源和信息处理服务。该子系统典型的业务处理有工作请求、采集数据、改变数据和请求、软硬件情况的报告以及设计方面的建议。信息处理的作业控制包括日常任务的调度、差错率和设备故障信息等。对于新项目的开发，还需要程序员的工作进展情况和调试时间的安排。管理控制层对计划情况和实际情况进行比较，如设备费用、程序员的能力、项目开发的实施计划等情况的比较。战略管理层则主要关心功能的组织，如采用集中式还是分散式，信息系统的总体规划，硬件和软件的总体结构等。(7)高层管理子系统：每个组织都有一个最高领导层，如公司总经理和各职能领域的副总经理组成的委员会。高层管理子系统为高层领导服务，它的业务处理活动主要是信息的查询和决策的支持，处理的文件常常是信函和备忘录以及高层领导向各职能部门发送的指示等。作业控制层次主要是会议安排、信函管理和会晤记录文档。管理控制层次要求各功能子系统执行计划的当前综合报告情况。最高层的战略管理活动包括组织的经营方针和必要的资源计划等，它要求综合外部和内部的信息。这里的外部信息可能包括：竞争者信息、区域经济指数、顾客偏好、提供服务的质量等。3.管理信息系统软件结构管理信息系统的概念结构是按照对决策的支持、管理活动和组织的职能描述的，将关于这三方面的研究综合到管理信息系统的结构中，形成一个基本的概念框架。这个概念框架描述了现存的或将管理概念结构。图2-8描述了某公司管理信息系统软件结构。图2-8管理信息系统的概念结构管理信息系统的软件结构是反映管理信息系统结构的一般的、本质的特征。从基于组织职能的管理信息系统结构和管理信息系统的概念结构可知，在不同的组织活动层次和不同的职能子系统中所需要的信息、所处理的信息是不同的。管理信息系统是一个集成的系统，这就存在管理信息系统的综合问题。管理信息系统的综合包括横向综合、纵向综合、横向与纵向综合。横向综合，就是把同一层次的各种职能综合在一起，比如把运行控制层次的人事、工资等子系统可以综合在一起，使基层的业务处理一体化。横向综合正向着资源综合的方向发展，如按人把人员的信息综合到一个系统，按物料把采购、进货、库存控制综合到一体。纵向综合，即把不同层次的管理业务按职能综合起来。这种综合沟通了上下级之间的关系，便于决策者掌握情况，进行正确分析。如各部门和总公司的各级财务系统可以综合起来，构成综合财务子系统。纵横综合，是一个完全一体化的系统，能够做到信息集中统一，程序横向共享，各子系统功能无缝集成。4.管理信息系统的硬件结构管理信息系统的硬件结构描述了管理信息系统的硬件系统组成以及各硬件设备之间的相互连接关系。某企业管理信息系统的硬件结构如图2-9所示。图2-9某企业管理信息系统的硬件结构2.4管理信息系统的类型一个组织的管理可以分为高层管理、中层管理和底层管理三个层次。高层管理者是企业组织的高级执行官，其主要作用是确立企业组织的目标。他们主要负责与外部环境进行联系，如同金融机构、政界要员、重要供应商或客户等沟通。中层管理人员负责分配资源以实现高层管理人员确立的目标，主要通过在其职权范围内执行计划并监督底层管理者来完成。例如，销售主管通过分配资源-----销售人员的时间、培训预算和娱乐预算来取得与顶层管理人员的增长计划相一致的销售成果，如果没有达到这些目标，那么销售经理就需要对现有促销活动的规模和层次进行调查研究，重新进行资源分配。产品研究开发主管、生产主管、市场研究主管和信息系统主管都是中层管理者。底层管理者负责监督日常业务活动，他们通常监督指导譬如记录订货、收取支票、控制存货和维修设备之类的活动。一旦出现如定价错误或日常设备损坏等问题，底层管理者就应出面解决这些问题。为保证企业正常运转，在对其负责的业务活动进行指导时，底层管理者需要质量控制报告、存货转交报告等所提供的信息。与管理层次相对应的组织活动分为作业活动、战术活动和战略计划，管理信息系统则相应地分为企业作业级信息系统、企业战术信息系统、企业战略信息系统。针对我国目前组织中的不同应用，也就是说按照职能又可将管理信息系统分为会计信息系统、财务信息系统、营销信息系统、生产信息系统、人力资源信息系统等。2.4.1企业作业级信息系统的应用作业级信息系统产生的描述描述过去活动的事务性数据，具有重复性、描述性、可预测性及客观性等特点。系统通常有规律地产生详细的、高结构化的准确信息，这些信息来自企业内部信息源。在一定程度上，对必须完成系统工作的员工而言，这些系统工作纯粹是单调、乏味的。而信息系统技术在作业级信息系统中的应用，大大地减少了这种单调性，并给管理者提供了很多有利条件。①降低成本：信息技术从这质上降低了作业级信息系统的成本。为确定每一名员工的工时和工酬，大公司需要人工读入记时卡，累计每天和每周总工作时间，并计算正常工资、加班工资、总工资、应扣款等。多数公司通过应用信息技术，从实质上减少了产生周工资及相关记录的工作量。实际上，应用到作业级信息系统的信息技术有助于企业提高竞争地位，成为同行业中低成本的带头人。②提高速度：信息技术还极大地提高了企业作业级任务的完成速度，从而提高了对顾客和客户的服务水平。例如，信息技术加速销售订单的录入及处理，允许公司在收到订单的当天完成货物装运。由于库存数据未更新，向客户销售已没有库存的产品，会导致订单撤消并令客户不满。货物一经装运，就将发票寄给加速资金流动。③提高准确度：从一个记录往另一个记录中抄写数据，如从订货单上往销售发票中抄录数据，经常会产生错误。手工计算订货总量和折扣可能会使客户发票中出现错误，进而令客户不高兴。按工人开始工作及离开工作的汇报数，实现员工工作时间电算化，在应用上述数据计算总工时、总工资、应扣款和净工资时，可以减少错误。④提高服务水平：信息技术的应用，也提高了企业满足每一位客户或顾客对特殊产品和服务要求的能力。计算机系统可以帮助企业记录、处理并跟踪许多细节信息。利用这些信息，企业可以在客户需要的时候，以客户需要的方式提供客户需要的产品。信息技术还能帮助企业跟踪发送给顾客的货物，使企业能够掌握顾客货物的信息，并能尽快地回答顾客的询问。⑤增加辅助决策的数据：作业级信息系统产生的数据，不仅反映了大多数组织的基本活动，也可作为战术和战略信息系统的原始资料。通过比较、推断及其他方法处理作业级数据而形成的报告，能够帮助管理者制定战术或战略决策。对那些未建立运行良好的作业级信息系统的企业，建立战术或战略信息系统是很难的。1.作业级会计和财务信息系统通常，企业计算机化的第一个应用就是作业层的财务会计系统。作业级财务会计系统通常是面向任务的，着重处理财会业务，产生重复性的事务信息输出。这些信息对每个企业都很重要，包括工资、供货商的支票、顾客的发票、采购订单、库存报表以及其他常规表格和报表。企业作业级财务信息系统的核心是财会系统。电算化的财会系统是由一系列软件模块或子系统组成的，可以单独使用这些模块和子系统，也可以将它们集成后使用。财会系统及其集成过程如图2-10所示。2.作业级的营销信息系统所有的组织，包括营利性和非营利性的制造、建筑、金融、教育和服务组织，均有营销功能。组织中营销职能的基本目标是满足顾客的需求和要求。为了达到这个目标，营销人员从事各种活动，如计划和研制新产品；广告、促销、销售、保存、分发货物和服务；允许客户赊购，同时进行市场调查。作业级营销信息系统包括销售系统、广告系统、促销系统、仓库系统和价格系统。上述系统收集反映市场运作的数据，处理这些数据，并生成辅助管理者制定决策的市场信息。为了更有效地运行，营销系统必须与企业的其他信息系统，如采购系统、生产系统、库存系统、顾客信誉系统和订货输入系统等协同工作。图2-10集成后的财会系统及其主要部分3.作业级生产制造信息系统生产制造系统的设计目的是生产产品和提供服务以满足营销系统的计划。生产制造信息系统为生产资源的作业、分配和计划提供决策辅助。作业级生产系统是多种多样的，包括持续流动生产、大量生产、批量订货生产和项目生产。此外，作业级生产系统还包括服务性生产和耐用品生产。生产系统的用途是采购原材料和外购件；检测原材料的质量；分配合适的人力资源、工作空间和设备；安排原材料、人力资源、空间和设备；制造产品和提供服务；检测产成品和服务；并监控各类资源的使用及其成本。4.作业级人力资源信息系统人力资源部门负责人力资源管理的许多方面，包括招聘、评估、挑选、安置、培训、工作表现评价、补贴金和救济金管理、提升、结束、职业健康和安全、员工服务、服从合法约束、帮助管理者解决人力资源问题、为高层管理者提供战略计划信息。作业层人力资源信息系统为管理者提供辅助企业进行人力资源管理中常见的、重复性人事决策的数据。有多种作业层人力资源信息系统，包括辅助管理者跟踪企业的职位和员工的系统，指导工作评估的系统，提供可选的或灵活的时间安排表的系统，招聘、安置、培训、重新分配、开除员工的系统，为职工提供福利及向政府机构提供报告的系统。人力资源信息系统与企业其他信息系统的集成能促进该系统更有效地运行。2.4.2企业战术信息系统的应用战术信息系统通过为管理者提供定期总结报告、定期异样报告、专题报告和其他一些能帮助他们控制他们的职责范围，为实现组织目标分配他们的资源信息，来支持管理决策。当作业级信息系统的焦点集中于任务的完成时，战术信息系统的焦点集中于资源分配；这也就是说，应如何分配你可以得到的资源来实现组织的目标。1.战术会计和财务信息系统设计众多支持计算机的战术层的信息系统，以供管理者进行财务决策是可行的。预算系统、现金管理系统、资本预算系统和投资管理系统都是常见的例子。财务会计系统的计算机化改变了管理者审查账目信息的方式。大型的信息数据库以计算机化的形式可供使用，其中的数据比传统的硬盘拷贝的形式更易查看和操作。于是管理者开始把这些信息作为制定战术规划的资源。转瞬之间管理者便能够快速、方便地获得重要的摘要数据和财务会计的比较数据。这样，管理者开始把财务会计系统不仅仅看作是一个交易处理系统，一个支票、发票、财务报表的制造机，它已经成为在战术决策和长期战略规划中辅助管理的重要数据的仓库。2.战术营销信息系统市场营销的功能就在于满足用户当前以及潜在的需要和要求。营销主管在实现营销功能的过程中要进行许多规划活动，如图2-11所示。这些规划活动导致了产品、服务、广告、促销、价格以及最终提供给公司产品运送方法等诸多因素的综合。战术营销信息系统不同于业务营销信息系统。因为除了提供普通的信息之外，它还生成专题报表、建立预期输出和非预期输出、生成比较信息和描述性信息、提供细节性数据和总结性信息，既包括内部信息源也包括外部信息源，既处理主观数据也处理客观数据。图2-11市场营销管理的规划模型战术营销信息系统使用的大量数据是由财务运作信息系统收集的。战术营销信息系统通常将业务层的财务数据与其他数据结合起来，为营销主管提供战术决策支持。战术决策通常是由经理在准备和实施营销计划时做出的。通过战术决策，他们希望达到高层管理部门的销售目标和利润目标。例如，有关来年市场焦点的战术决策将部分源于销售订单登记系统的营销部门销售历史记录。这一信息然后与那些从组织外部资源所收集来的那些相同的营销部门竞争成功的信息相比较。3.战术生产信息系统生产系统包括所有为确保产品或服务的生产所必需的活动。为了履行其职能，生产系统必须确定生产地点，规划这些场所的布局并制定生产规划。生产系统必须要获取在计划中所描述的产品和服务所必需的原材料、零部件，并要确定每一类型需要多少工人。接着这个系统必须分配或获取具备相当技能的工人，确保具有足够的工作空间和生产设备，并安排进度综合利用这些资源，仅在标准的时间生产出标准数量的商品用以满足在营销系统所预测的市场需求。在生产进行的过程中，该系统还必须监督那些资源的使用和支出。生产系统提供的数据对计划、组织、营运、监督、控制和其他管理生产系统十分重要，如图2-12所示。生产系统在所使用的输入输出设备的种类以及系统所主要包含的数据属性等方面都与其他的信息系统有所不同。例如，生产系统包括机器人装置、热传感器、压力传感器以及在钢丝生产能测量其温度和粗度的其他过程控制设备。4.战术人力资源信息系统人力资源信息系统包含了有关组织员工的个人信息，保护这些信息免遭非法和未授权的访问、使用和分发，对于涉及到个体来说是极为重要的。未经授权的访问、使用或分发可能违背现行法律，并且会使组织承担严重的法律责任。战术上的人力资源信息系统包括工作分析和设计、吸引新成员、培训、提拔和人员调整等。图2-12生产处理过程和信息系统2.4.3企业战略信息系统的应用与战术信息系统相比，战略层信息系统的职能在于目标定位，这些系统是被设计用以支持组织目标和方向的定位。有时，很难将某些信息系统明确地划分为战术信息系统还是战略信息系统。例如，某些市场营销信息系统，像市场调研系统和竞争对手追踪信息系统，很明显既支持战术规划决策又支持战略规划决策，有时将决策划分为战术决策还是战略取决于该决策可能影响组织的时间长短。这也就是说，影响组织1年或少于1年时间的决策通常被视作是战术的，而影响组织的时间超过1年的通常被视作战略的。1.战略财务会计信息系统战略财务会计信息系统主要包括以下几种信息：（1）内部生成的财务状况分析数据，描述组织的状况。（2）外部生成的有关经济、人口统计和社会数据，描述组织当前和未来的外部环境。（3）组织在那些环境中的未来预测。财务战略规划的两个主要结果是设定组织的财务目标及组织的发展方向。前者包括设定投资目标及投资回报目标，后者指对新的投资机会进行决策，并为组织的积累而融资。有关组织当前和未来状况的电子化信息的一个主要来源是组织自身的财务会计数据库。有关组织运营所在的当前和未来环境电子化信息的主要来源是联机数据库。联机数据库中包含有关经济、社会、人口、技术和政治的信息。利用这两种信息为组织规划出在可能的前景上预测的技巧。战略决策的主要目的是通过长期预测来减少重要的组织决策所承担的风险。2.战略营销信息系统要想制定一个全面的营销计划，一个组织必须要进行各种战术和战略上的规划活动，如图2-11所示。战略活动可以包括基于用户共同的特征要求或需求将市场细分成潜在用户的目标群体，选择组织希望达到的市场区域，规划产品和服务以满足用户的需求，以及预报市场区域和产品的销售。3.战略生产信息系统战略生产信息系统为高层管理生产决策提供支持，例如，选择厂址；建造工厂的附属设施；建设新工厂；设计和布置生产设施；选择用于生产流程的技术；选择生产流程的任务----制定垂直集成和外源方面的基本方针。这些重大决策需要大量资本和其他资源长时期的支持，因此就其本质而言是战略性的决定，很明显，这些决策不能轻率地做出。4.战略人力资源信息系统人力资源计划确保组织有恰当类型和恰当数量的人员在恰当的时间、恰当的地点来实现组织的目标。如图2-13所示，几种类型的人力资源计划在本质上是战略的，这包括劳动力计划和劳资谈判。图2-13人力资源信息系统模型本章小结信息是反映与控制管理活动的经过加工的数据，是管理上一项极为重要的资源。管理信息系统是由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统由信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者四大部分组织，其结构形式有概念结构、功能结构、软件结构和硬件结构等。管理信息系统在管理三层次中的应用越来越广泛，在每一层次都能很好地为财务会计管理、生产管理、营销管理、人力资源管理等各类管理者提供服务。思考题1．什么是系统？就你所熟悉的一个单位，论证其是一个系统。2．为什么管理者要用系统方法解决问题？并结合一个企业说明系统的特征。3．管理信息处理主要包括哪些过程？4．系统为什么要分解？在分解过程中应注意哪些问题？5．什么是管理信息系统？他的功能和特点是什么？6．你认为在企业里实行信息化处理的主要障碍是什么？7．作业级信息系统的本质是什么？收集和处理何种数据？8．作业级信息系统对企业有何用途？9．操作层、战术层和战略层规划信息系统在定位上有何区别？
2017公共基础知识：管理之虚拟网络型组织结构-解放军文职人员招聘-军队文职考试-红师教育
(1)含义虚拟网络型组织结构又称为网络型组织或者虚拟型组织，是指由一个精干的核心组织通过建立以合同为基础的业务关系网络而形成的一种组织结构类型。虚拟网络型组织的特点是高度集权化的小型组织;将各种业务最大限度地转包给外部的公司;几乎没有自己的下属部门;没有自己的生产车间;控制幅度较宽;广泛应用现代化的信息技术等等。(2)优点具有较大的灵活性;投入资源较少，能够将外部资源为己所用等。(3)缺点组织结构松散，管理者对网络组织的控制力较差;业务欠缺稳定性和发展预见性较差;组织透明度较高，不利于商业保密等。虚拟网络型组织结构适用于自身资源较少、业务不稳定、管理信息系统发达的中小型组织。
